O que Ninguém Te Contou Sobre Preparativos para assembleia no condomínio!

Realizar uma assembleia de condomínio vai muito além de reunir condôminos em uma sala para discutir questões administrativas. Para garantir que as decisões tomadas tenham validade legal e sejam eficazes na gestão do condomínio, diversos cuidados precisam ser observados desde a convocação até o registro das atas. Vamos explorar os preparativos essenciais, com referência ao Código Civil e boas práticas condominiais.

Convocação: O Primeiro Passo para o Sucesso

A convocação da assembleia é regulada pelo Art. 1.354 do Código Civil, que estabelece a necessidade de respeitar o quórum e a forma prevista na convenção do condomínio. O edital deve ser claro, especificando data, hora, local e a ordem do dia, ou seja, os assuntos que serão discutidos. Não incluir temas relevantes pode impedir que determinadas decisões sejam validadas judicialmente.

O que Deve Constar no Edital de Convocação

O edital de convocação é o documento que formaliza a chamada para a assembleia. Nele, é imprescindível constar:

1. Identificação do Condomínio: Nome completo e CNPJ, caso aplicável.

2. Data, Hora e Local da Assembleia: Informe o endereço completo e, se for uma assembleia virtual, o link de acesso e instruções para participação.

3. Ordem do Dia: Lista clara e objetiva dos assuntos que serão discutidos e votados. Evite termos genéricos como "assuntos gerais", pois podem gerar interpretações ambíguas.

4. Quórum Necessário: Informe o quórum exigido para cada tipo de deliberação, conforme o Código Civil e a convenção condominial.

5. Assinatura do Convocante: Pode ser o síndico, o conselho fiscal (quando a Convenção permitir) ou um grupo de condôminos que represente pelo menos 1/4 das frações ideais, conforme o Art. 1.350 do Código Civil.

O Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002), especificamente o Artigo 1.350, estabelece que a assembleia pode ser convocada pelo síndico, ou, na omissão deste, por um quarto dos condôminos.

No entanto, não há uma previsão expressa no Código Civil que autorize diretamente o conselho fiscal a convocar assembleias. O que ocorre é que algumas convenções de condomínios atribuem essa competência ao conselho fiscal, especialmente em situações que envolvem a prestação de contas ou a necessidade de deliberação urgente sobre questões financeiras.

Se a convenção do condomínio não prevê expressamente essa competência, o conselho fiscal deve seguir a regra do Art. 1.350, ou seja, mobilizar pelo menos um quarto dos condôminos para realizar a convocação.

Portanto, a base legal para o conselho fiscal convocar uma assembleia depende da convenção condominial. Caso não haja previsão, o conselho deve agir em conjunto com condôminos para cumprir o quórum mínimo exigido pela lei.

Prazos para Convocação

O prazo para convocação varia conforme a natureza da assembleia:

• Assembleia Ordinária: Convocada anualmente para aprovação de contas, previsão orçamentária e eleição de síndico. O prazo é geralmente definido na convenção.

• Assembleia Extraordinária: Pode ser convocada a qualquer momento, respeitando-se o prazo mínimo estabelecido na convenção ou, na ausência deste, um prazo razoável para que todos os condôminos possam se programar.

Se houver previsão de votação para alteração do regimento interno, é fundamental verificar na convenção do condomínio qual o quórum exigido. Normalmente, para alterações de convenção, o Art. 1.351 do Código Civil determina quórum de dois terços dos condôminos.

Quando é necessária a Assembleia Extraordinária

A assembleia extraordinária é convocada sempre que houver necessidade de uma decisão relevante e urgente que impacte a gestão, a segurança, a saúde financeira ou o patrimônio do condomínio. O importante é que o motivo da convocação esteja claramente descrito no edital, para que todos os condôminos possam participar de forma informada.

A assembleia extraordinária é um instrumento fundamental para a gestão condominial, permitindo a deliberação sobre assuntos urgentes ou relevantes que não podem esperar até a próxima assembleia ordinária. O Art. 1.350 do Código Civil prevê que a assembleia poderá ser convocada sempre que houver necessidade, sendo competência do síndico ou, na sua omissão, por um quarto dos condôminos.

Motivos Comuns para Convocação de Assembleia Extraordinária

1. Ocorrência de Gastos Superiores ao Aprovado na Previsão OrçamentáriaSim, esse é um motivo justo e válido para a convocação de uma assembleia extraordinária. O síndico não pode, sem autorização dos condôminos, realizar despesas que ultrapassem os limites da Previsão Orçamentária aprovada. O Art. 1.348, inciso VIII, do Código Civil estabelece que o síndico deve prestar contas à assembleia, e qualquer gasto extraordinário relevante deve ser justificado e aprovado.

   • Exemplo: Uma obra emergencial não prevista, como o reparo estrutural após um desabamento parcial da fachada, pode exigir gastos não contemplados no orçamento original.

2. Deliberação sobre Irregularidades Apontadas em AuditoriaA identificação de irregularidades graves em uma auditoria é um forte motivo para convocação de assembleia. O condomínio precisa decidir sobre ações corretivas, apuração de responsabilidades e, se necessário, encaminhamento para medidas judiciais.

   • Exemplo: Uma auditoria administrativa aponta desvio de recursos por parte do síndico. A assembleia deve deliberar sobre o afastamento temporário do gestor, abertura de sindicância interna e eventual acionamento judicial.

3. Problemas de Segurança Estrutural ou JurídicaQuestões que coloquem em risco a segurança física ou legal do condomínio exigem decisões rápidas.

   • Exemplo: Após uma vistoria técnica, é constatado o risco de desabamento da garagem. A assembleia é convocada para deliberar sobre obras emergenciais e contratação de empresa especializada.

4. Alterações Urgentes no Regimento Interno ou na ConvençãoMudanças que demandam adaptação rápida, como novas normas de segurança ou regulamentações legais que impactem diretamente o condomínio.

   • Exemplo: Alteração no regimento para adequação a uma nova lei municipal sobre descarte de resíduos.

5. Destituição do SíndicoO Art. 1.349 do Código Civil prevê a possibilidade de destituição do síndico em caso de irregularidades, falta de prestação de contas ou má gestão. Para isso, é necessária a convocação de uma assembleia extraordinária com pauta específica para deliberar sobre o tema.

6. Aprovação de Obras Inadiáveis e UrgentesObras emergenciais que não estavam previstas na previsão orçamentária ou no planejamento anual.

   • Exemplo: Após uma enchente, a bomba de drenagem da garagem quebra, necessitando substituição imediata.

7. Discussão sobre Questões Jurídicas UrgentesEnvolvimento do condomínio em processos judiciais relevantes que exijam deliberação rápida, como a decisão de aceitar um acordo em um processo judicial.

   • Exemplo: Um processo de indenização movido contra o condomínio que precisa de uma decisão rápida sobre o fechamento de um acordo judicial.

Cuidados com a Redação do Edital

Caso não haja candidatos para cargos específicos, como subsíndico ou membros do conselho fiscal, o edital pode prever alternativas, como a possibilidade de eleição de suplentes ou a convocação de nova assembleia. Antecipar-se a essas situações evita a paralisia administrativa.

Além disso, se o síndico precisar ter poderes para assinar documentos isoladamente ou em conjunto com outras pessoas, isso deve ser deliberado em assembleia, com detalhamento no edital. O Art. 1.348 do Código Civil destaca as atribuições do síndico, mas ampliações de poderes exigem respaldo da coletividade.

Organização Pré-Assembleia: Garantindo a Transparência

Antes da realização da assembleia, é importante preparar documentos e informações que darão suporte às decisões. Entre eles:

• Relatórios Financeiros: Demonstrativos de receitas, despesas, inadimplência e saldo em contas bancárias.

• Orçamentos e Propostas: Para deliberações sobre obras, serviços ou contratações.

• Documentação Jurídica: Convenção, regimento interno e atas anteriores.

Durante a Assembleia: Garantindo a Legalidade

No momento da assembleia, é essencial verificar o quórum presente e registrar as presenças. O Art. 1.352 do Código Civil orienta sobre a instalação da assembleia em primeira ou segunda chamada, com diferentes exigências de quórum.

Abertura da Assembleia

A assembleia deve começar com a verificação do quórum mínimo para instalação. Em seguida, elege-se o presidente da mesa e o secretário, responsáveis por conduzir a reunião e redigir a ata.

Eleição do Presidente e do Secretário da Assembleia

A escolha do presidente da assembleia e do secretário é uma das primeiras etapas após a verificação do quórum. O presidente da assembleia tem o papel de conduzir os trabalhos, garantindo que a ordem do dia seja respeitada, mediando debates, organizando as votações e zelando pelo cumprimento das normas internas e legais. Já o secretário é responsável por registrar todas as deliberações, discussões relevantes, quóruns presentes e resultados das votações, redigindo a ata de forma clara e objetiva.

Caso o presidente da assembleia ou o secretário se recusem a assinar a ata, é importante que a situação seja registrada na própria ata, com a descrição do motivo da recusa. Nesse caso, outros condôminos presentes, preferencialmente aqueles que participaram ativamente da assembleia, podem ser convidados a assinar como testemunhas da veracidade dos fatos relatados. Além disso, o síndico ou outro membro do corpo diretivo pode ser acionado para validar o documento, evitando que a recusa comprometa a legalidade das deliberações.

É importante destacar que a recusa em assinar a ata não impede que o documento seja registrado em cartório, caso necessário. O registro pode ser feito normalmente, desde que esteja devidamente fundamentado, com o relato da recusa e as assinaturas das testemunhas presentes. O essencial é garantir que a ata reflita fielmente o que foi deliberado na assembleia, assegurando a transparência e a legitimidade das decisões.

Condução dos Trabalhos

O presidente da mesa deve seguir a ordem do dia, garantindo que todos os assuntos sejam discutidos de forma clara e objetiva. O direito de voz e voto deve ser respeitado, observando-se eventuais restrições para condôminos inadimplentes, conforme o Art. 1.335 do Código Civil.

Registro de Votos

As deliberações devem ser registradas com clareza na ata, indicando o número de votos favoráveis, contrários e abstenções. Em casos de votação secreta, deve-se adotar procedimentos que garantam a confidencialidade.

Após a Assembleia: O Papel da Ata

A ata da assembleia é o documento que confere validade às decisões tomadas. Deve ser assinada pelo presidente da mesa, pelo secretário e, se possível, por alguns condôminos presentes. O registro da ata em cartório pode ser necessário para determinadas deliberações, como a eleição de síndico.

O que Deve Constar na Ata

1. Identificação da Assembleia: Data, hora, local e tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária).

2. Lista de Presenças: Relação dos condôminos presentes, com suas respectivas unidades e assinaturas.

3. Ordem do Dia: Registro das discussões e decisões, com o resultado de cada votação.

4. Encerramento: Horário de término da assembleia e assinaturas dos responsáveis.

Questões Legais e Jurisprudência

Para garantir a legalidade das decisões, é fundamental observar a legislação vigente e a jurisprudência sobre o tema. O Código Civil, especialmente nos Artigos 1.331 a 1.358, regula a matéria condominial.

Validade das Deliberações

Decisões que não respeitem o quórum exigido, que tratem de assuntos não previstos no edital ou que desrespeitem direitos fundamentais dos condôminos podem ser anuladas judicialmente.

Ação Anulatória

Condôminos que se sintam prejudicados por deliberações ilegais podem ingressar com ação anulatória, desde que o façam no prazo de até dois anos, conforme entendimento jurisprudencial majoritário.

🚩 1. Quórum de Instalação e Deliberação: Diferenças Cruciais

É fundamental entender que o quórum de instalação (para que a assembleia comece) pode ser diferente do quórum de deliberação (para aprovar decisões específicas).

• Quórum de Instalação:Normalmente, a assembleia se instala em primeira chamada com a presença da maioria dos condôminos. Se não houver esse quórum, é feita uma segunda chamada, onde a assembleia pode acontecer com qualquer número de presentes (conforme o Art. 1.353 do Código Civil).

• Quórum de Deliberação:Varia de acordo com o assunto:

  • Obras voluptuárias: 2/3 dos condôminos (Art. 1.341, §2º).

  • Alteração da convenção: 2/3 do total de condôminos (Art. 1.351).

  • Mudança da destinação do imóvel: unanimidade dos condôminos (Art. 1.351).

  • Destituição do síndico: maioria absoluta dos condôminos presentes (Art. 1.349).

📝 2. Redação da Ata: O Que Não Pode Faltar

Além dos itens básicos, a ata da assembleia deve conter detalhes importantes para evitar questionamentos futuros:

• Descrição detalhada das deliberações: Evite registros genéricos como "foi decidido"; seja específico sobre o que foi aprovado.

• Votos contrários e abstenções: Registrar os votos contrários é fundamental, especialmente em decisões polêmicas.

• Anexos relevantes: Se documentos foram apresentados na assembleia (relatórios, propostas, orçamentos), mencione que estão anexos à ata.

• Identificação completa dos presentes: Incluindo unidade, nome completo e, se possível, CPF.

❗ 3. Restrições ao Direito de Voto

Conforme o Art. 1.335 do Código Civil, o direito de votar em assembleias pode ser restringido para condôminos inadimplentes. No entanto:

• O condômino inadimplente pode participar da assembleia, com direito à voz (debater e opinar), mas não ao voto.

• A inadimplência não impede o condômino de ser eleito para cargos administrativos, a menos que a convenção preveja o contrário.

⚖️ 4. Validade da Procuração para Representação

Condôminos ausentes podem ser representados por procuradores, desde que respeitadas as seguintes regras:

• Procuração com firma reconhecida: Se exigido pela convenção.

• Poderes específicos: O documento deve indicar claramente os poderes para deliberar sobre os assuntos da ordem do dia.

• Proibição de representantes múltiplos: Algumas convenções limitam o número de procurações que uma pessoa pode portar.

🔍 5. Cuidado com “Assuntos Gerais”

O item “assuntos gerais” na ordem do dia não permite deliberações formais. Esse espaço serve apenas para debates e sugestões. Se um tema relevante surgir nessa parte, uma nova assembleia deverá ser convocada para deliberar formalmente.

🚨 6. Assembleias Virtuais: Novas Regras com o Marco Legal

A Lei 14.309/2022 regulamenta as assembleias virtuais, permitindo que sejam realizadas de forma híbrida ou totalmente online, desde que respeitem as seguintes condições:

• Convocação clara: Informando o link de acesso, instruções para participação e forma de registro de presença.

• Segurança da votação: O sistema utilizado deve garantir a autenticidade dos votos.

• Gravação da assembleia: Recomendável para fins de transparência e registro.

💡 7. O Papel dos Conselheiros Fiscais e Consultivos na Assembleia

Embora o conselho fiscal tenha como principal função fiscalizar as contas, sua presença na assembleia é estratégica para:

• Apresentar pareceres financeiros.

• Esclarecer dúvidas sobre relatórios de auditoria.

• Contribuir com a transparência da gestão.

O parecer do Conselho Fiscal não é apenas uma formalidade; é uma peça fundamental no processo de aprovação das contas do condomínio. O síndico tem o dever de respeitar esse espaço de fala, e o presidente da mesa da assembleia deve garantir que o Conselho Fiscal exerça seu papel com autonomia. O impedimento da manifestação pode gerar nulidade das decisões tomadas na assembleia

📊 O Papel do Conselho Fiscal na Prestação de Contas

O Art. 1.356 do Código Civil determina que o Conselho Fiscal deve opinar sobre as contas do síndico. Embora a lei use o termo "opinar", na prática, esse parecer é essencial para orientar os condôminos na tomada de decisão durante a assembleia.

Por que o Parecer do Conselho Fiscal é Importante?

1. Transparência: O parecer técnico do Conselho Fiscal ajuda a garantir que as contas estão corretas e de acordo com os princípios da boa gestão condominial.

2. Orientação para os Condôminos: Nem todos os condôminos possuem conhecimento técnico em finanças. O parecer facilita a compreensão dos relatórios contábeis.

3. Prevenção de Irregularidades: A manifestação do Conselho Fiscal serve como um mecanismo de controle, identificando possíveis erros, inconsistências ou indícios de má gestão.

🚩 É Obrigatório Apresentar o Parecer do Conselho Fiscal?

Embora o Código Civil não estabeleça um rito específico, a boa prática de governança condominial exige que o parecer do Conselho Fiscal seja apresentado antes da votação da prestação de contas. Isso é considerado uma etapa obrigatória do processo de deliberação, pois sem essa manifestação, os condôminos estariam decidindo sem todas as informações necessárias.

❌ O Síndico Pode Impedir o Conselho de Falar?

Não pode. O síndico não tem autoridade para impedir o Conselho Fiscal de apresentar seu parecer. Durante a assembleia, o presidente da mesa deve garantir o direito de manifestação do Conselho, uma vez que isso está diretamente relacionado ao processo de aprovação das contas.

Se o síndico tentar obstruir essa manifestação, isso pode ser visto como uma violação dos princípios da transparência e da boa-fé objetiva, que regem as relações condominiais.

⚖️ O Que Fazer se o Síndico Impedir a Manifestação do Conselho?

1. Registrar a Ocorrência na Ata: É importante que o impedimento seja registrado na ata da assembleia, destacando que o Conselho Fiscal foi impedido de apresentar seu parecer.

2. Convocar Nova Assembleia: Se a votação ocorrer sem a devida apresentação do parecer, condôminos podem solicitar a convocação de uma nova assembleia para corrigir o processo.

3. Ação Judicial: Em casos mais graves, pode-se ingressar com uma ação anulatória de assembleia, alegando vício no processo de deliberação.

📢 8. Oportunidade de Revisar a Convenção e o Regimento Interno

A assembleia é o momento ideal para identificar pontos que precisam ser atualizados na convenção do condomínio ou no regimento interno, especialmente quando houver mudanças na legislação.

Exemplo:

• Revisar normas de convivência em condomínios que passaram a aceitar animais de estimação após alterações em leis municipais ou estaduais.

🤝 9. Registro da Ata em Cartório: Quando é Obrigatório?

Embora o registro da ata em cartório não seja obrigatório para todas as assembleias, ele é necessário para:

• Registrar alterações na convenção e regimento interno condominial perante terceiros.

• Formalizar eleição de síndico para fins bancários ou cartoriais.

• Validação de deliberações que impactam terceiros, como bancos e órgãos públicos.

🔐 10. O Princípio da Transparência: O Pilar das Assembleias Eficazes

Por fim, é importante lembrar que a transparência é o fundamento de uma boa assembleia. Isso significa:

• Disponibilizar documentos com antecedência.

• Registrar todas as decisões com clareza.

• Garantir espaço para que todos os condôminos possam se manifestar.

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