A Administradora do seu condomínio tem registro no Conselho Federal de Administração?

Luiz Antonio Titton
22 de jan.
10 min de leitura

Fui questionado sobre a obrigatoriedade de que uma Administradora de condomínios seja registrada no Conselho Federal de Administração. Segundo a Lei, não se trata de decisão interna de Conselho, são obrigadas a este registro.

Muitas administradoras, entretanto, afirmam que não são obrigadas chegando ao cúmulo de entrar na Justiça para obter a isenção do registro por decisão judicial - que, diga-se de passagem, vale só para elas quando o Juiz por algum motivo qualquer decide ir em oposição ao que determina a Lei.

Então, neste ano, ao abrir o site para pagar a anuidade da minha empresa, que é uma empresa especializada em Auditoria da Administração de condomínios, vi o valor e me caiu uma dúvida cruel. Veja o valor:

Como se nota, o pagamento exigido pelo Conselho é de R$ 729,15 por ano!!! Este valor está com 10% se pago até dia 31 de janeiro de 2025.

E, pensando no transtorno que causo aos síndicos quando mostro que a Administradora contratada não tem o registro, o que inclui desgaste da imagem da empresa, chateação para o síndico e tantos outros conflitos, me veio a pergunta:

POR QUAL MOTIVO AS ADMINISTRADORAS GASTAM TANTO E SE DESGASTAM TANTO PARA ECONOMIZAR MÍSEROS R$729,15 ????

A resposta para isso demanda raciocinar muito porque não vejo desvantagem em uma empresa demonstrar que está registrada em um Conselho Federal de Administração - posso até afirmar que é uma questão positiva para o Marketing dela.

Os gastos de algumas Administradoras para evitar o registo no Conselho inclui advogados em ação de primeiro grau e até em segundo grau da Justiça - isso é um esforço enorme para obter a isenção judicial do registro obrigatório.

Para descobrir o motivo desta postura de algumas Administradoras será necessário entender para quê serve o Conselho de Classe - neste caso o CFA.

O que é o Conselho de Administração

O Conselho de Administração é uma Autarquia Federal criada pela Lei 4.769/65 e seu regulamento aprovado pelo Decreto 61.934/67, com a missão de habilitar, fiscalizar e disciplinar o exercício da Administração no país, em atendimento ao dever de Estado contido no inciso XXIV do art. 21 da Constituição Federal. (CRA-SP)

Então, diferente do que se imagina, não é um sindicato, é um órgão federal com a finalidade de habilitar pessoas (físicas ou jurídicas) para o exercício da Administração. Também é o órgão de Estado responsável por fiscalizar e disciplinar o exercício desta profissão.

De acordo com o art. 15 da Lei 4.769/65 serão registrados nos CRA’s as Empresas que pratiquem atividades de Administração sob qualquer forma. Art. 15 Serão obrigatoriamente registrados nos CRAs as empresas, entidades e escritórios técnicos que explorem, sob qualquer forma, atividades de Administrador, enunciadas nos termos desta Lei.

E quais são as atividades de Administrador definidas na Lei? Para isso, copiamos o que diz o próprio conselho:

A Gestão e Administração da Propriedade Imobiliária é o exercício da Administração de Condomínios, residenciais ou comerciais.

De acordo com Cavalcante (1972, apud INÁCIO 2008), Administração de Condomínios é:

Um conjunto de processos administrativos que visa o bem-estar social de sua comunidade e a valorização de imóvel. É uma atividade mesclada de arte e ciência, que leva o síndico a alcançar os seus objetivos com menos desperdício de energia humana, mais economia de tempo e de recursos e menos atritos nas relações humanas.

As principais atividades que uma Administradora de Condomínios e Sindicaturas desenvolvem, são as seguintes:

Suas atribuições são basicamente as de um gerente geral, competindo-lhe a dirigir a totalidade do condomínio: contratar, orientar e demitir empregados e outros servidores; efetuar as compras necessárias de material de consumo, pagar contas e tributos e fazer tudo o mais que for necessário (MACHADO & ARAÚJO, 2004, p. 59)

É a gestão de todos os recursos que envolvem a administração de um condomínio, como por exemplo: recursos financeiros, recursos materiais e recursos humanos. E o objetivo da Administração de Condomínios é justamente gerir profissionalmente todos esses recursos de terceiros, utilizando-se de todas as técnicas de Administração para que o condomínio agregue valor e bem-estar a todos os seus moradores. Atualmente a administração de condomínios é similar a governança de uma empresa, em função do crescimento das exigências legais, tecnológica, eficiência e transparência.

Analisando-se todos os recursos envolvidos na Administração de Condomínios, percebe-se que ela permeia por vários campos da Administração, quais sejam: Administração Financeira (recursos financeiros), Administração Patrimonial (recursos materiais – manutenção estrutura e segurança geral), Administração e Seleção de Pessoal (recursos humanos) e Administração de Material (recursos materiais).

De acordo com a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC), no desempenho de suas atividades, uma empresa desse ramo recebe do condomínio, conforme definido em contrato, a atribuição de exercer a gestão administrativa (engloba patrimonial e materiais), financeira e de recursos humanos, conforme detalha o Boletim Informativo Especial, da AABIC, São Paulo, 2005:

“Gestão administrativa: Organização administrativa dos setores; Compras; Gestão de contratos com terceiros; Organização de promoções; Organização de Eventos. Elaboração de Planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro; Administração do Almoxarifado; Gestão de materiais; Gestão de contratos de conservação e manutenção.

Gestão Financeira: Controle de custos; Elaboração e acompanhamento da previsão orçamentária; Gestão de fundos de reserva; Controle das receitas e despesas; Administração do caixa (contas a pagar e a receber); Controle das despesas ordinárias e extraordinárias; Definição da cota de rateio;

Cobrança de taxas de condomínio em atraso; Gestão da inadimplência; Gerir os recursos investidos.

Gestão de Recursos Humanos: Admitir e demitir pessoas; Definir as atribuições e requisitos necessários para ocupar os cargos; Definir as políticas de recompensa e remuneração; Recrutar e selecionar pessoas; Treinar e Desenvolver pessoas; Alocar os funcionários de acordo com as competências pessoais”.

Além das atividades mencionadas, podem ser contratados os seguintes serviços: emissão de boletos, preparação das atas das assembleias, circulares, notificações, levantamento de preços para realização de obras, elaboração do demonstrativo financeiro mensal, apresentação da prestação de contas anual, retenção e recolhimentos dos tributos, cumprir todas as exigências trabalhista e previdenciária, transmitir todos os dados para o e-Social e EFD-REIF.

Compete também à empresa administradora, orientar ao síndico quanto a contratação de profissionais habilitados, fomentando o cumprimento de todas as exigências relacionadas a segurança do trabalho, combate de incêndio, limpeza de caixa d’água, análise de água, desinsetização, avaliação estrutural, danos elétricos, brigada de incêndio, inspeção do para-raio e seguro. Visto que falhas nos serviços aqui descritos, pode ocasionar responsabilidades Cíveis e Criminal ao Síndico.

O objetivo do segmento de administração de condomínio é gerir de forma profissional bens de terceiros. A responsabilidade contratual para empresas administradoras está estabelecida no Código Civil, Art. 593 a 609. Nos casos de sindicatura a responsabilidade é transmitida por meio da assembleia de eleição ou escolha dos síndicos que assumem um mandato, de acordo com o Código Civil, que determina:

“Art. 653 – Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses….”

[…]

“Art. 661- O mandato em termos gerais só confere poderes de administração.”

Utilizando as técnicas de administração irão administrar bens de terceiros sob vários aspectos de gestão, que englobam:

A gestão da manutenção desse patrimônio,
A identificação das melhores oportunidades para aplicação dos recursos financeiros oriundos da receita auferida.
Administração de pessoal,
Administração financeira,Administração de material,
Administração de manutenção,
Administração de segurança,
Gestão de riscos,
Administração mercadológica, etc.,

O CRA-ES recebe inúmeras reclamações dos serviços de Administradoras de Condomínios, sobre suspeitas em atividades de gestão fora dos padrões técnicos e éticos estabelecidos pelo Sistema CFA/CRA’s.

Mas, a Administradora diz que só dá apoio, não precisa registro no Conselho

Oras, dirão alguns: Administradora de Condomínios não administra, ela só dá o apoio administrativo. E a resposta é simples, vamos comparar com os profissionais jurídicos. Digamos que eu abra uma empresa para prestar serviços de apoio jurídico para condomínios. Eu realmente não tenho dúvida que a OAB irá imediatamente me contatar em tom justificado de ameaça pois estaria no exercício ilegal de atividade profissional no segmento jurídico.

Então, suponhamos que eu insista e consiga a autorização de um Juiz de Direito que me isente da obrigação de ser registrado na OAB (hipótese absolutamente impossível de acontecer, mas que serva para nosso exemplo).

A pergunta que me faria seria: por qual motivo eu não quero ter a OAB me habilitando para exercer atividade no campo jurídico? Seria para eu evitar ser fiscalizado ou disciplinado pela OAB? Será que eu não estaria querendo me esconder deles?

Administradora e síndico registro no conselho CRA CFA

Mas o que eu preciso para legalizar a minha imaginada empresa de serviços de apoio jurídico para condomínios? Em tese a empresa precisa apenas ter um profissional habilitado que será o responsável técnico pela empresa, ou seja, alguém que saiba o que está fazendo e que prove isso estando registrado na OAB - ou seja, um advogado. E, que pague a anuidade da OAB.

Da mesma forma, para que a Administradora se regularize basta ter um responsável técnico por ela que prove que sabe administrar comprovadamente por meio do seu registro no Conselho.

Oras, qual o custo disso para a Administradora? Supondo um Administrador recém formado, que irá trabalhar na empresa, o salário de um profissional nesta condição de recém formado é de talvez dois salários mínimos (uns 3 mil reais) ou até menos. Veja que profissional ela poderia contratar - alguém formado em faculdade a preço de banana para ajudar nos trabalhos.

Mas, digamos que a Administradora seja muito difícil nos custos e prefira pagar por 2 horas mensais de trabalho de um responsável técnico.

A tabela mostra que seria R$ 138,00 por hora. Seriam 8 horas mensais ao total de R$ 1.104,00 para o Administrador e mais R$ 729,15 de anuidade ao Conselho:

Fonte: FENAD

Uma administradora média, que atende aproximadamente 40 condomínios ao valor de R$ 2.500 mensais (valor muito abaixo do mercado), fatura R$ 100.000,00 por mês. Por qual motivo não aceita se regularizar perante o Conselho gastando apenas R$ 1.833,15 por ano?

Se fosse eu abrindo um negócio de Apoio Jurídico, sem dúvida que iria querer ser registrado na OAB pois teria uma vantagem competitiva frente aos concorrentes por estar comprovadamente sendo fiscalizado por um órgão federal.

Administradora do seu condomínio é registrada?

E, aí vem a hipótese (não é acusação) de que esta atitude sugere existir algo errado que não está certo...

Por qual motivo eu iria gastar dinheiro com advogado e me desgastar nas relações com clientes para afirmar que minha empresa não precisa estar registrada no Conselho de classe?

Hipóteses (não são acusações)

Não é para economizar, pois o valor é ínfimo. Seria, talvez, para evitar ser fiscalizado?
Sou contra a existência de fiscalização do Governo sobre minhas atividades?
É birra pessoal porque não gosto de pagar 0,08% do meu faturamento anual para ter um número de registro?

Deixo aberto para opiniões - não consigo entender isso.

Quem é o culpado se a Administradora do seu condomínio não é registrada?

O primeiro culpado é o síndico, já que ele é quem contrata as empresas que irão ajudá-lo na Administração do condomínio. Ele por si só é um Administrador. E parece no mínimo estranho que ele contrate uma Administradora que não quer se comprometer mantendo registro no Conselho de Administração - por qual motivo ele prefere uma empresa que lute para manter-se fora da fiscalização de um órgão federal que custa R$ 729,15 anuais e vale para todos as dezenas de condomínios que já atende? O condomínio não merece o melhor?

A Lei permite que ele contrate empresas para transferir parte do seu trabalho de administração:

§ 2 o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção. (LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002 , Art. 1.348, parágrafo 2)

Então, se ele pode transferir toda ou parte da sua atividade de administração para uma empresa que se denomina como "Administradora", lógico que ela deveria ser registrada para essa atividade.

Então, se o síndico contrata uma empresa que não comprova sua habilitação para isso, o erro é dele.

E, depois, os condôminos são culpados porque não fiscalizam o síndico, lógico, mas nem todo condomínio permite que os condôminos usem seu direito de saber o que acontece com seu dinheiro depois de paga a taxa condominial. Para isso a Lei criou o Conselho Fiscal. São 3 conselheiros eleitos e com total dever de fiscalizar o síndico - não é direito, é obrigação deles fazer isso.

O que os conselheiros devem fazer para fiscalizar

Em tese os conselheiros fiscais precisam verificar se a administração do condomínio está funcionando como deveria e sem desvios. Os desvios não são possíveis apenas sobre o dinheiro que está sendo arrecadado, mas sobre toda a administração - isso inclui cumprir e fazer cumprir as regras do condomínio.

Mensalmente é produzida uma Pasta de Prestação de Contas pelos síndicos. Os síndicos podem contratar uma Administradora para fazer este serviço porque é bastante trabalhoso, mas isso não tira a responsabilidade civil e criminal sobre o síndico, a Administradora é apenas contratada para um serviço e não toma decisões, a não ser que seja um síndico que não acompanha o trabalho dela. Nesse caso, a Comissão Fiscal já deveria ficar atenta já que são conhecidos casos em que Administradoras sumiram com todo dinheiro do condomínio - basta procurar nos buscadores do google que irão aparecer vários casos.

Por este motivo que o CNPJ da Administradora deve ser consultado no registro da atividade para ver se ela pelo menos é regular (no Estado de São Paulo faça isso no link https://cra-sp.implanta.net.br/servicosOnline/Publico/ConsultaInscritos/ e nos demais Estados, consulte o CRA do próprio estado).

Os conselheiros devem buscar respostas para as perguntas mais básicas para saber se o condomínio está sendo administrado convenientemente:

O que está sendo cobrado pelo condomínio?
O que foi recebido pelo condomínio?
Qual tratamento é dado para os que não pagam o condomínio?
Com o que o condomínio gasta?
O que não foi pago e por qual motivo?
Do que foi desembolsado, o que ultrapassa o que a assembleia decidiu?
Existem valores a pagar nos próximos meses de contratos existentes?
Existem créditos a receber no condomínio, além dos atrasados e inadimplentes?
O condomínio possui alguma negativação?
Os comprovantes de gastos são válidos?
Posso confiar nos relatórios?
O condomínio tem dívidas fiscais?
O que foi cobrado está sendo usado para a finalidade que foi aprovada na assembleia?
Temos pendências judiciais?
A prestação de contas segue as formalidades necessárias?

Se a Comissão Fiscal não consegue responder estas perguntas pelo menos na maioria dos meses de um ano de mandato, é possível que algo errado não esteja certo (SIC).

O mais comum é que o sistema disponibilizado pela Administradora não tenha os relatórios que mostram como obter as respostas. Mas, também, acontecem (muitos) casos em que as pastas mensais não têm os relatórios e aí a situação fica muito clara: falta de transparência.

A lista de relatórios que precisam estar disponíveis para os membros do Conselho Fiscal é grande, embora sejam relatórios muito pequenos (alguns tem menos de 10 linhas), mas são poderosos nas informações.

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