Ao se falar em auditoria, busca-se uma análise do que aconteceu no passado. Mas, a auditoria preventiva em condomínios feita mensalmente muda a dinâmica desta necessidade gerencial e faz a prestação de contas do síndico ficar muito mais objetiva.
Para avançar nesta questão, precisamos entender que a auditoria preventiva pode ser feita de duas formas diferentes: contábil ou administrativa.
Auditoria preventiva contábil
Ela funciona como uma revisão das demonstrações financeiras, dos registros, do sistema financeiro, de todas as transações e operações de uma entidade ou de um projeto. Implica em análises de todas as informações fiscais de modo a identificar antecipadamente (antes da fiscalização) se existem erros nas apurações dos tributos ou nas obrigações acessórias.
Desta forma, a fidelidade dos registros e a credibilidade das demonstrações financeiras e de outros relatórios da administração são assegurados. É ainda possível identificar deficiências no sistema de controle interno e no sistema financeiro, o que leva os auditores a desenvolver soluções.(FORTESTE, 2023)
Como se vê, o foco da auditoria preventiva contábil está nos documentos de controle observando obrigações (tributárias e acessórias). Ou seja, foca nas demonstrações financeiras e relatórios da administração.
Auditoria preventiva administrativa
Na realidade, a necessidade do condomínio quando pensa em uma auditoria preventiva vai muito além de auditar os controles e obrigações. A gestão é um outro nome que se dá para a Administração e esta é composta por analisar os controles também, mas analisa com muito detalhe como está indo a Organização e Direção.
As quatro funções da Administração que são parte do trabalho de auditoria preventiva feita por um Administrador são: Planejamento, Direção, Controle e Organização. Cada uma destas análise só pode ser feita por um Administrador - a feita por um contador limita-se a uma parte dos controles.
Assim, de forma resumida, para um condomínio, não basta ser um sanduíche bonito e certinho; tem que estar gostoso. E, ser gostoso vai além de ter contas em ordem.
Vejamos como as quatro funções da Administração devem ser analisadas por um Auditor que seja Administrador:
Auditoria do Planejamento no condomínio
Existem 2 tipos de planejamento no condomínio e se relacionam diretamente com o valor que é pago por cada condômino: cotas mensais e cotas extraordinárias.
Cotas mensais
As cotas mensais são aprovadas em Assembleia Geral e são definidas para o prazo de um ano. Tecnicamente, não pode haver alteração esse valor sem que algum condômino possa acionar a justiça, já que a regra de funcionamento de qualquer condomínio é essa.
Elas cobrem os gastos previstos mensalmente com base em projeções feitas pelo síndico, com ajuda da Administradora e do Conselho do condomínio.
Cotas extraordinárias
O segundo tipo de planejamento é o que gera cotas extraordinárias. Esse valor é cobrado dos condôminos em boleto separado quando se trata de investimento no prédio. O que acontece é que os inquilinos não são obrigados a pagar por investimentos no condomínio, então o correto é emitir a cobrança de investimentos separadamente. Mas, em se tratando de outros gastos que não sejam de investimento, nada impede que seja cobrado dentro do mesmo boleto mensal - até porque isso economiza tarifa do banco por boleto de cobrança.
Ações que não geram cobrança dos condôminos.
Existe ainda, uma terceira possibilidade de planejamento que inclui outras atividades que não geram gastos ou que são de pequeno valor e, também, as que usam recursos que já existem nas contas do condomínio.
Por exemplo, a reforma da piscina é algo que pode ser aprovado com uso de um fundo que já foi formado com a cobrança anterior. A construção de um novo salão de festas, por sua vez, pode até usar recursos do Fundo de Reserva (obedecidas as restrições das Leis e das Normas a respeito).
O que procuram os auditores administrativos no Planejamento
O auditor administrativo compara o orçado para cada mês (aquele que foi aprovado em Assembleia) com o que vem sendo gasto até o mês de análise. Nesse caso, se os gastos estão ultrapassando os valores previstos, o auditor poderá avisar o síndico sobre o fato. Mas, também poderá considerar que é um gasto que na média do ano tende a se manter dentro do orçamento aprovado e apenas aceitar a variação de um mês como normal.
É importante saber que o Auditor Administrativo observa a Qualidade dos gastos. Ou seja, entende que o Planejamento deve atender a dois propósitos: aumentar o valor dos imóveis e reduzir a cota mensal.
Entende-se que o valor dos imóveis aumenta quando a Qualidade dos serviços prestados satisfaz os condôminos. Lógico, que com menor custo possível. Isso valoriza o imóvel.
Na auditoria contábil isso não é analisado porque não é o objeto da contabilidade o acompanhamento de orçado X realizado com o foco na Qualidade descrita.
Outro ponto que o Auditor administrativo coloca atenção é nos projetos. Tudo o que não corresponde a gastos mensais normais do condomínio devem ser aprovados em Assembleia e, para isso, deve ser criada uma proposta. Após a aprovação da proposta, inicia-se a cobrança (se houver) e, mensalmente, deve ser feita a prestação de contas desse projeto.
Auditoria da Direção no Condomínio
A direção é a gestão das pessoas. Esta análise só é feita por Auditores Administradores, pois é sua formação e isso é exclusivo de ser realizado somente por esta profissão por Lei que define a profissão de Administrador.
Como será o treinamento dos empregados e outros envolvidos no funcionamento do condomínio? Qual é as pessoas diretamente responsáveis em situação de emergência? Como está sendo feito o planejamento de folgas semanais e férias anuais? Estas e outras perguntas são objeto desta parte da auditoria.
Auditoria da Organização do Condomínio
É muito comum recebermos consultas para saber se a Auditoria pode ajudar na reorganização do condomínio para buscar a excelência na sua gestão.
A Auditoria Administrativa deve informar em seu relatório o que não está em conformidade com o funcionamento correto de um condomínio. Assim, pode-se dizer que o trabalho de auditoria dá as linhas de ação para a reorganização como parte do trabalho, não precisa pagar a mais por isso contratando um Administrador para este trabalho.
Veja algumas das recomendações mais comuns, principalmente em condomínios novos no que tange à Organização:
Contratar um advogado para defender os interesses do condomínio
Melhorar o treinamento do pessoal da portaria
Construir ou adquirir uma portaria que use tecnologia de identificação mais moderna
Trocar o livro de reclamações por um novo ou substituir por outro sistema (leia sobre Livro de reclamações no condominio pode não ser uma boa ideia sempre)
Colocar o plantão da portaria da semana em um quadro de aviso na própria portaria de forma visível
Como se vê, são aspectos que não podem ser analisados pela auditoria contábil - são análises sobre a forma como o condomínio está organizado e o que precisa ser corrigido.
Auditoria do Controle no Condomínio
Aqui existem diversas questões que são auditadas com rigor na auditoria preventiva, mas de forma diferente de auditores de outras profissões. O auditor administrativo busca compreender os relatórios produzidos pela Administradora com desconfiança, já que é o que se espera de um auditor. Este simples detalhe faz toda a diferença porque influencia o método de trabalho deste profissional.
Vamos novamente observar o que faz o auditor contábil quando analisa o condomínio com a finalidade de fazer uma auditoria, apresentadas como suas maiores utilidades:
- Identificar possíveis erros nas apurações dos tributos;
- Garantir a qualidade das informações prestadas ao fisco;
- Verificar a ocorrência de possíveis ilícitos tributários;
- Levantar créditos fiscais não aproveitados e/ou pagamentos a maior de tributos;
- Garantir a conformidade (compliance) tributária. (FORTESTE, 2023)
Note-se que são exatamente parte do trabalho feito por todas Administradoras. Então, na prática, a auditoria contábil verifica o trabalho da Administradora.
Auditoria Preventiva Administrativa do Controle no Condomínio
Mas, então o que faz a Auditoria Preventiva Administrativa? A preocupação com o controle é tão importante que é definida como uma das 10 Escolas de Estratégia por Mintzberg, que é um dos papas de Administração no mundo, no seu livro clássico Safári de Estratégia: Um Roteiro pela Selva do Planejamento Estratégico - capítulo sobre Planejamento e Controle.
O Controle é analisado junto com o Planejamento porque não é possível saber se o que está sendo controlado está cumprindo algo que foi pensado e aprovado em assembleia antes. Ou seja, para controlar realmente algo é necessário saber o que é o certo que deveria estar sendo feito.
E isto vai além das obrigações fiscais e acessórias.
Por exemplo, um controle feito pelo Auditor Administrativo é o cumprimento de normas exigidas pelos órgãos públicos quanto a elevadores, bombeiros e outros que nem sempre são identificados na contabilidade gerencial feita pelas Administradoras, e nem vai ser analisado pelo contador.
Conclusão
Podemos afirmar que a melhor prática para uma Auditoria Preventiva é que ela seja feita de forma Administrativa.
Para isso, sugerimos conhecer nosso trabalho nesta página de apresentação (clique aqui)
