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Escolha bem sua Administradora - palavra do auditor de condomínio

Como auditor, noto a enorme dificuldade que os condomínios têm para escolher uma Administradora para seu condomínio. Isso normalmente acontece quando numa auditoria constatamos a quantidade de erros que estas empresas cometem e o prejuízo que o condomínio acaba tendo que bancar. Os condôminos acabam acusando o síndico como culpado pelos erros das Administradoras, mas nem sempre isso é verdade.

Quem determina qual será a Administradora

Para entender qual a pessoa que deve tomar a decisão sobre a Administradora, devemos raciocinar primeiro em cima da Lei que determina a responsabilidade pela administração do condomínio.

O síndico é o único responsável porque no Código Civil é determinada pelo item II do artigo 1.348, que indica que o síndico é o representante oficial do condomínio, de forma ativa ou passiva.

Então, se o Síndico compreender que a Administradora está colocando em risco o condomínio e sabendo que ele é o responsável pelos atos da Administradora, a última palavra sobre a contratação de uma Administradora deve ser dele - afinal, ele é que será processado em qualquer problema.

A Lei é clara:


O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção. (Código Civil, art. 1.358, § 2)

Então, se existe na Convenção alguma norma sobre a troca ou escolha da Administradora, tecnicamente seria uma questão de cumprir a Convenção até a contratação e, aí então confirmar se o síndico concorda com a nova administradora ou não. Sendo negativa, o síndico pode escolher se leva o assunto para uma Assembleia apresentando seus motivos. É um procedimento caro e a recomendação é que a escolha seja feita de forma consensual.

Perante a Lei, o síndico pode trocar a administradora e escolher a que ele desejar, mas há algumas situações que precisam ser consideradas.

Se na Convenção houver uma cláusula de que o síndico não pode contratar a sua própria empresa ou coligada para fazer o apoio administrativo (Administradora), isto poderá até ser levado para a justiça, caso ele insista. Uma vez que essa situação teve poucos ou nenhum caso conhecido que foram julgados, não se sabe (ainda) qual seria a decisão judicial dominante.

No caso de que o Conselho e um grupo de condôminos (mínimo de 25% com direito a voto) entendam que a contratação foi incorreta, o caminho mais adequado é a convocação de uma assembleia com três pautas: discussão da substituição da Administradora, destituição do atual síndico e eleição de novo síndico. Uma assembleia com chamada apenas para discutir a troca de Administradora não terá efeito e poderá até ser cancelada, já que estaria em discussão algo que já é definido por Lei superior, ou seja, a assembleia não tem poder de discutir isso. Então, se as justificativas do síndico não forem adequadas e aceitas pela assembleia, o passo seguinte seria a votação de sua destituição por voto de desconfiança, uma vez que não houve nada irregular na substituição. E, como consequência, na mesma assembleia se faz a eleição do novo síndico.

A justificativa para esta assembleia pode ser, também, justificada por outra determinação da Lei:

"A assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2o do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.' (Código Civil, Art. 1.349, § 2)

Mas, ressalte-se que nesta assembleia não pode haver uma acusação sem provas e o único argumento que seria plausível seria a de desconfiança com base em não ter justificado sua decisão de forma que tenha sido aceita por todos, ou seja, apenas insatisfação com o seu serviço de síndico. Nunca caberia uma destituição por ter feito má administração. Note que o argumento de não administrar convenientemente o condomínio, neste caso, seria de não comunicar fatos relevantes aos condôminos, como é a troca da Administradora, que é a responsável por executar todas as movimentações financeiras do bem comum. É recomendado que na Convenção conste que a substituição de alguns prestadores de serviços seja considerada de interesse do condomínio conforme a Lei (Art. 1.348 do Código Civil) especialmente Advogados, Auditores, Administradoras e outros que a assembleia julgue de interesse.

'Compete ao síndico: ... III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio ' (Código Civil, Art. 1.348, Inciso III)

auditor de condomínio procura administradora

Se o síndico é condômino a troca de Administradora é igual ao quando é um síndico profissional?

O síndico profissional precisa, assim como o síndico condômino, confiar no trabalho da Administradora. Mas, pode ser que exista conflito de interesses nos objetivos da gestão.

O síndico condômino é um proprietário e seu interesse em ter a melhor administradora pelo menor custo é legítimo. Essa condição indica que esse síndico também tem o objetivo que o seu imóvel se valorize e que se gaste o mínimo de recursos com isso.

Mas, o síndico profissional nem sempre pode estar atento para o custo. E, em casos mais graves, ele pode ter algum interesse pessoal na contratação de determinadas administradoras. E, não se trata apenas de custo de cota mensal de contribuição. Por vezes, o síndico profissional utiliza reservas para atingir seus objetivos de melhorar os serviços do condomínio e isto representa uma queima de valor porque está consumindo recursos financeiros do condomínio sem que o objetivo seja sempre o de melhorar o valor do imóvel. Ressalte-se que o valor do imóvel também tem relação com a existência de muitas reservas financeiras do condomínio - pode-se dizer até que parte desse valor é um adicional do valor do imóvel, mas não é considerado sempre pelos corretores que avaliam para venda.

Para evitar questionamentos futuros, deve-se adotar como regra que sendo um síndico profissional, ele não deve participar de forma nenhuma da seleção da Administradora. Mas, ele deve ter voz ativa e ter o direito de recusar alguma que, na sua opinião profissional, não seja da sua confiança.

Mas, e o caso em que o condomínio elegeu um síndico que é inquilino. Talvez seja a pior situação no médio e longo prazo porque ele vai querer que o condomínio entregue a melhor qualidade de serviços aos moradores e isso pode ser feito sem seguir as normas. É muito comum que, nas auditorias em condomínios neste caso, as reservas do condomínio tenham sido totalmente consumidas em melhorias e, até mesmo, dívidas tenham sido contraídas, para melhorar o condomínio. O resultado é que as Finanças do condomínio ficaram comprometidas e o valor da cota mensal que não se alterou durante algum tempo, aumentou meses ou até ano depois, quando não se pode fazer mais nada para barrar os gastos excessivos.

Noutra situação, o síndico inquilino decidiu que devia diminuir ao máximo o valor das cotas mensais para ficar bem-visto no prédio. Ao fazer isso, o condomínio precisou usar mensalmente os valores dos fundos, principalmente do Fundo de Reserva. Aos poucos a reserva do condomínio foi zerada e as cotas não cobriam mais os gastos.

A Administradora, então, acabou sendo conivente, mas obedeceu às ordens do síndico, já que ele é o responsável por estas ilegalidades.

Se o síndico participar de alguma forma no processo de seleção de Administradora, seu papel deve se limitar a recusar alguma, mas nunca deveria ser a pessoa central nesta tarefa. O melhor cenário é aquele em que o Conselho Fiscal faça todo o processo.

Se é Síndico novo, a administradora precisa ser mantida?

Quando o síndico assume um mandato e já existe uma Administradora operando é uma outra situação. Nesse caso, a recomendação é que se continue com a Administradora exceto no caso de que o síndico já tenha uma justificativa para a troca.

Argumenta-se que o síndico pode substituir a Administradora sem justificava e isso é legalmente aceito. Da mesma forma deveria ser com o síndico, mas nao é. Suponha que o contrato foi celebrado por 2 anos com renovação automática e multa de 3 meses. O erro aconteceu neste contrato e por ter sido um contrato que não prevê a troca de síndico que poderá vetar a administradora, o síndico que contratou poderia (em tese) ser responsabilizado com o valor da multa.

Em um caso, observou-se que na Convenção consta que a multa a ser paga para a Administradora é de 90 dias. Um absurdo! Como que a Incorporadora inclui em uma Convenção uma cláusula que beneficia a Administradora que ela mesma contratou. Observe que a contratação da primeira Administradora com cláusula de reserva de direitos de indicar as administradoras nos primeiros 2 anos e, ainda, com esta cláusula, parece uma questão abusiva e sugere algum acordo entre ambas (incorporadora e administradora).

O motivo mais comum para esta "proteção" parece ser a tentativa de evitar que os novos proprietários tenham tempo hábil para reclamar de problemas com a construção. Tendo um síndico amigo com uma administradora (praticamente sócia), qualquer movimento na tentativa de cobrar obrigações da administradora demorará anos e, talvez, nunca seja concretizada antes do prazo legal de 5 anos (prazo para reclamações nas obras).

Em tese, o contrato com a Administradora deve ter um prazo de um ano, mas com uma cláusula de que haverá rescisão pelo condomínio no caso de haver baixa qualidade nos serviços ou outras possibilidades que o Condomínio entenda como válidas.

Conta corrente - problema para o auditor de condomínio

É muito comum que algumas administradoras usem a conta corrente do tipo "Pool". O condomínio deve fugir desta forma de gestão da conta bancária o mais rápido possível. Se é um condomínio novo, a abertura de conta corrente é dificultada porque o condomínio ainda não tem CNPJ. E a administradora começa (por poucos meses) usando sua própria conta bancária para gerir o condomínio. Isto é algo que deve ser temporário.

Não cabe a este artigo apresentar os casos graves (e até criminais) em que a conta pool foi o ponto facilitador de problemas para o condomínio.

Conclusão: não contrate administradora que irá utilizar conta POOL nunca.

Antes de começar a busca pela nova administradora

A melhor recomendação que se pode fazer é que o Síndico e a Comissão Fiscal trabalhem juntos para buscar a nova Administradora. E, tendo uma lista inicial que poderá incluir novas administradoras ao longo do processo, deve-se cumprir alguns passos.

Protocolo 1 - Determinar qual o valor que será o máximo admissível a ser pago

Deve estar claro para todos que o valor admissível para contratação da Administradora deve estar dentro do orçamento anual já aprovado. Se for necessário um aumento de valor, isso deverá ser apresentado e aprovado em Assembleia chamada para este fim.

Logicamente que a Administradora possui seus critérios e métodos de trabalho e isso inclui a forma de cobrança. Vemos casos em que o valor é calculado com base no número de unidades, por exemplo 8 reais por unidade. Mas, em alguns casos, por terem poucas unidades, há um valor fixado por ser o mínimo.

Uma pesquisa interessante é conversar com outros síndicos e, dessa forma, compartilhar informações sobre valores cobrados, levando em conta a quantidade de unidades e aproveitando para pedir a opinião sobre suas Administradoras atuais.

Passo 2 - Administradora credenciada

Existem inúmeras empresas que se julgam habilitadas para fazer o serviço de Administradora e é importante saber quais são as "habilitações" que são válidas e as que não são nem mesmo habilitações, são apenas recomendações de algumas associações que não têm nem mesmo capacidade de representar estas empresas perante a Lei.

Conselho Federal de Administração - CFA

A atividade de Administradora é uma atividade profissional regulamentada para Administradores. Portanto, a empresa deve obrigatóriamente estar registrada nesta atividade no Conselho Federal de Administração.

Para compreender melhor vou dar um exemplo: se você estiver com uma dor enorme no músculo da sua perna você vai a um açougueiro ou a um médico? Ambos entendem muito de músculo e carne. Mas, se o seu objetivo é um atendimento correto, irá ao médico.

Da mesma forma, se você contrata uma Administradora que não está comprovando que tem a competência legal para atuar nesta área, estará causando prejuízo aos seus condôminos.

Para verificar se a Administradora está legalizada para o exercício da profissão e atividade de Administrar condomínio, consulte o CNPJ dela neste link que é para o Estado de São Paulo. Para outros estados consulte o Conselho Regional de Administração do seu Estado.

SECOVI

Trata-se do Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis residenciais ou comerciais. Como um sindicato, ele representa e defende os interesses individuais ou coletivos destas empresas. Também é papel deste sindicato aumentar a representatividade do setor imobiliário, estimular o crescimento e valorização destes profissionais e empresas. Não encontramos no site nenhuma explicação sobre o que o SECOVI faz mas, no Youtube achamos um vídeo de uma empresa que explica (veja o vídeo).

Como está explicado, não se trata de uma instituição que certifica uma pessoa ou empresa, mas é um sindicato que agrega estes profissionais.

Do ponto de vista legal, nenhuma Administradora precisa estar sindicalizada no SECOVI, já que o seu sindicato correto seria o Sindicato dos Administradores, já que a obrigação profissional é na profissão de Administrador.

Como auditor, entendo que existe um conflito de interesses quando uma Administradora também atua em corretagem e aluguel de imóveis, já que o condomínio passa a ser administrada por quem interesses diferentes do mesmo.

Estar subordinado a este sindicato não acrescenta nada para o Condomínio.

AABIC

É a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo e possui como associados inúmeras Administradoras, principalmente na cidade de São Paulo. Como uma associação, seu objetivo é assegurar a atuação expressiva da Aabic na representatividade do setor, na orientação técnica e jurídica, na formação de profissionais do mercado e na valorização das empresas associadas. Saiba mais no site AABIC.

Não é, também, uma instituição que oferece credenciais a nenhuma Administradora.

Pertencer a esta associação não acrescenta nada para o Condomínio a não ser os treinamentos dados para seus associados.

Outras certificações

A Administradora poderá apresentar outras certificações, mas a única que realmente indica tratar-se de alguém com capacitação profissional para o exercício de Administração é aquela do registro da empresa no Conselho Federal de Administração, através de seus escritórios regionais. Dessa forma, valem apenas para marketing.

Outras profissões

Existem muitas profissões que atuam em condomínios incluindo corretores de imóveis, imobiliárias, engenheiros e até advogados, por exemplo. Mas não são profissões que habilitam para o exercício da profissão de Administrador.

Passo 3 - Monte um dossiê das candidatas

Tome o nome e o CNPJ de cada Administradora candidata e faça algumas pesquisas:

  • Site Reclame Aqui: veja se consta reclamações no site que apresenta o ranking das piores. Algumas atuam em Ribeirão Preto e região. Confira neste link: https://www.reclameaqui.com.br/categoria/administradoras-de-condominio/

  • Site CRA: pesquise o nome e o CNPJ da empresa para confirmar que é uma empresa credenciada. Confira neste link: https://cra-sp.implanta.net.br/servicosOnline/Publico/ConsultaInscritos/

  • Site Receita Federal: Confira se no CNPJ a atividade principal é a Administração de Condomínios. Se alguma outra atividade for de corretagem, imobiliária ou similares considere que pode estar ocorrendo conflito de interesses (leia sobre isso mais adiante neste mesmo artigo). Confira neste link https://solucoes.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp

  • Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo: Em São Paulo, é possível saber os processos abertos contra uma Administradora no site do ESAJ. Consulta pelo "Nome da parte" colocando o nome inteiro ou parte dele e usando o documento da parte (CNPJ). Deve-se atentar que irá mostrar, também, os processos em que a Administradora move contra terceiros, então nem tudo é negativo. Por outro lado, a existência de processos é uma prova de que a empresa atua faz algum tempo no mercado e é considerado normal que se envolva em processos, embora isso não seja um requisito de validação. Consulte em https://esaj.tjsp.jus.br/cpopg/open.do

  • Inadimplência da Administradora: verifique se existem dificuldades financeiras na Administradora - se ela está passando por dificuldades, isso pode ser um risco adicional para o Condomínio. Desconfie de preços muito baixos.

Estas são as fontes primárias que conseguimos listar enquanto escrevemos este artigo e agradecemos antecipadamente se nos enviar novas fontes de validação.

Agora, vamos para as fontes que entendemos como secundárias, por virem de pessoas que indiretamente conhecem as Administradoras.

Veja bem, se você me pedir referências do meu trabalho de auditoria em condomínios, lógico que vou passar os síndicos que são amigáveis a mim. Os síndicos que me odeiam (literalmente) são aqueles de condomínios em que fiz um bom trabalho ao colocá-lo em situação difícil na assembleia (nunca irão falar bem de mim) ou que deixaram de ser síndicos (então são opiniões antigas). Com Administradoras o problema é o mesmo. Então, procure conhecer pessoas que atuam na gestão de outros condomínios e troque informações com elas sobre o trabalho atual da Administradora.

O condomínio deveria ter um pré-cadastro com esses contatos e informações em uma pasta chamada "Pré-qualificação de Administradoras" para ser usado sempre que se trocar de Administradoras. Isso é importante, já que é normal que se troque de Administradora a cada mudança de síndico.

Passo 4 - Experiência na atividade e capacidade de absorver mais um condomínio

Recentemente, em uma assembleia, um síndico candidato respondeu à pergunta "você tem uma empresa com CNPJ para administrar condomínios" dizendo que sim. O que ele omitiu é que a sua empresa tinha sido aberta no mesmo dia que a assembleia. Perguntado se ele já tinha sido administrador, respondeu que atuou como gerente por anos, mas omitiu que era em um bar. Ou seja, perguntas mal formuladas deram a impressão que era uma pessoa com experiência em gestão de condomínios. O mesmo pode ocorrer com uma empresa Administradora. Então, certifique-se de saber concretamente se ela possui ou não experiência na atividade.

Verifique em cada candidata, quantos empregados ela tem e quanto desses recursos humanos serão dedicados para o seu condomínio. Em um caso recente, uma nova Administradora iniciou atividades com poucos condomínios e, por causa do ótimo serviço prestado inicialmente ficou conhecida e captou mais condomínios. Mas, não aumentou o número de empregados e, principalmente, não ajustou os processos internos para absorver cargas de serviço cada vez maiores. De um excelente início, vemos uma administradora que hoje é quase sofrível no seu desempenho e isso é visível na forma como os empregados se justificam frequentemente.

Passo 5 - Verifique o suporte

Com o nome de um dos condomínios dados como referência da Administradora, use seu celular e grave uma ligação em que você se faz passar por um morador que estaria com 5 parcelas em atraso e quer saber como resolver o problema. Uma boa administradora irá orientar (seja como for) e uma administradora ruím irá atendê-lo com desprezo ou pior.

Converse com a Administradora para obter mais informações sobre como é o suporte, mas evite contar seu contato fakenews, ela não está te pagando para saber como anda seu atendimento.

Muitas Administradoras oferecem o suporte jurídico. Entenda: o advogado do condomínio deve ser independente de todos no Condomínio, especialmente a Administradora, Garantidora e outros. O motivo é possível conflito de interesse (leia mais sobre isso adiante). E, oficialmente, esse é um serviço que não pode ser oferecido pelas Administradoras, conforme a orientação oficial da OAB. O Estatuto da OAB não permite sequer que haja o funcionamento e divulgação de advocacia em conjunto com outra atividade (art. 1º, §3º, Lei 8.906/94)”. O Condomínio deve ser o seu advogado próprio e independente.

Passo 6 - Verifique se os serviços que você precisa são oferecidos na entrevista

Parece absurdo, mas em muitos condomínios existe a exigência de Livro Caixa na Convenção. Lógico que qualquer organização que movimente valores precisa ter um livro caixa, mas é enorme a frequência com que as Administradoras se recusam a fornecer o Livro Caixa. Então, faça uma lista de todas as exigências que existem na sua Convenção e Regimento Interno, acrescente os relatórios requeridos pela Auditoria de Condomínio e pelo síndico atual. Com base nesta lista, faça uma entrevista para conhecer a Administradora e cheque item por item e, estando tudo acertado, peça que inclua a lista no contrato.

Conflito de interesses no condomínio

Esse é um assunto que envolve um pouco de vivência na vida. Lógico que as pessoas irão querer que um amigo seja contratado, assim como alguns irão atirar pedras na empresa que já está. Isso faz parte da vida.

Mas, o que não se admite é que isso seja feito de forma a beneficiar em prejuízo do condomínio. Temos visto casos em que todos os empregados de um condomínio foram demitidos para dar lugar aos amigos e indicados pela Administradora. Neste mesmo condomínio, há quem diga existir um benefício pelas compras de materiais de consumo sempre na mesma loja. A ideia de fazer cotações de valor pequeno é razoável, mas em compras frequentes, vale a pena investigar. Eu mesmo fiquei bobo (esta semana) de ver que o Pão de Açucar (que sempre achei caro) estava com preço da carne no preço normal no mesmo preço da promoção do Savegnago. Ou seja, estou comprando carne a preço caro porque vou no automático direto no mesmo supermercado. Minha compra é pequena, mas a do condomínio não é.

Conflito de interesses é quando uma pessoa já é comprometida para fazer alguma contratação por ser de alguma forma ligada ao contratado e isso tem relação direta com algum benefício para ela ou algum prejuízo para o condomínio.

Por exemplo, contratar um auditor independente para fazer a auditoria administrativa é tão importante e isso também vale para as Administradoras.

Concluindo

Como se vê a procura por uma Administradora não é simples e nem fácil. Nosso entendimento é que isso seja feito pela Comissão Fiscal, deixando ao síndico que apenas aceite ou rejeite as que estiverem na lista, sobrando nela só as que o Conselho entendeu como viáveis.







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Relatório de Auditoria Administrativa para prestação de contas anual, preventiva ou retroativa.

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