É normal que só se lembre de fazer uma auditoria quando a situação ficou muito complicada. Mas, isso não devia ser assim. Entenda como se prevenir antes que as contas do condomínio fiquem em situação difícil e qual é o profissional adequado para uma auditoria completa.
O que faz a auditoria para condominio
Este serviço serve para uma análise completa da gestão em um período. Uma vez que todos condomínios fecham suas contas mensalmente ao gerar uma Pasta Mensal de Prestação de Contas, a auditoria segue o mesmo modo de organização do trabalho.
Ao final de cada ano de gestão gera um relatório definitivo de auditoria que vai recomendar a aprovação das contas pela assembleia ou não.
No caso de recomendar a aprovação pela assembleia, poderá colocar restrições, como por exemplo pedir que a assembleia julgue se alguns problemas identificados precisam ser solucionados ou não; um caso típico é o uso de recursos de algum fundo por período curto para cobrir necessidade de caixa. Esse problema pode levar à destituição do síndico se for um Fundo que não pode ser utilizado sem aprovação da assembleia.
Por outro lado, quando a auditoria recomenda que as contas não sejam aprovadas, o relatório deve conter todas as evidências e indícios que levam a essa decisão.
O relatório de auditoria é o material correto para a instrução do Advogado do condomínio para a sua redação de inicial, servindo de suporte para suas alegações na defesa do condomínio.
O auditor, nesse caso, é automaticamente sugerido como o assistente técnico do condomínio perante a Justiça. Ou seja, ele poderá ser parte da ação judicial com o condomínio. É um serviço adicional para o qual todos auditores registrados no Conselho Federal de Administração por meio de suas regionais, os Conselhos Regionais (CRA).
Qual é o profissional adequado para a auditoria para condominio
Algumas características do auditor de condomínio precisam ser levadas em conta. Deve ser um profissional independente, administrador e registrado no órgão federal (CFA). 1) Ele deve ser independente de qualquer vínculo com pessoas ligadas ao condomínio. Não pode ter relações comerciais e até mesmo é recomendado que não seja amigo do síndico. Isso pode ser evitado com uma declaração do próprio auditor, no contrato de serviços, que declare esta condição. É muito importante, já que no caso de conflito de interesses, um processo administrativo movido pelo condomínio contra ele junto ao Conselho Regional de Administração poderá puní-lo até mesmo com a cassação do seu registro e impossibilidade de continuar exercendo sua profissão (da mesma forma que ocorre com médicos, engenheiros e outros profisionais liberais).
2) Deve ser um Administrador para que a auditoria tenha validade por analisar a organização. A auditoria administrativa deve ser realizada por um Administrador porque toda a organização deve ser auditada e não apenas os aspectos contábeis e financeiros. Esta questão foi definida pela lei que instituiu as atribuições exclusivas do Administrador. Nenhuma auditoria que não analise a organização por inteiro, especialmente as áreas definidas com exclusividade para o profissional de Administração deveria ser aceita pela assembleia.
3) O Auditor deve estar registrado no Conselho Federal de Administração e isso deve ser confirmado pelo condomínio que contrata. No Estado de São Paulo, o site do CRA-SP permite a confirmação do registro destes profissionais no seu site (clique aqui).
Quem pode pedir a auditoria para condominio
O síndico é obrigado a apresentar anualmente a sua Prestação de Contas referente ao ano de mandato anterior. Isso ocorre porque, antes de cada ano de mandato, o síndico deve apresentar a sua Previsão Orçamentária que serve para fixar o valor da cota mensal dos condôminos. E, por ter os valores definidos e aprovados pela assembleia, isso passa a valer como Lei. Perante a Justiça, o descumprimento, sendo grave, poderá gerar responsabilizações para o síndico, inclusive ressarcimentos, multas e até penalidades legais.
Além dessa obrigação anual, a assembleia pode requisitar a prestação de contas a qualquer momento.
Art. 1.348. Compete ao síndico: ... VIII - prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas; |
Assim, a auditoria faz sentido quando há algum desconforto entre o que o síndico apresenta e o que a assembleia entende sobre as contas. Neste caso, uma investigação é necessária e pode ser pedida pela assembleia. Nesse caso, a assembleia pode definir que a Comissão Fiscal faça o trabalho de seleção do auditor, contratação e análise do relatório recebido.
Por outro lado, a assembleia pode decidir que a auditoria seja preventiva sendo realizada mensal ou anualmente. Aí, o procedimento pode ser o mesmo: auditoria gerida pela Comissão Fiscal.
Note que o síndico não faz parte do processo de auditoria, mas deve responder ao auditor sobre seus questionamentos.
Então, a Auditoria se encaixa em duas situações possíveis:
Auditoria para condominio investigativa
Ocorre quando há interesse em verificar algo que causa desconforto e é decidida pela assembleia, já que demandará a alocação de uma verba específica para este trabalho e o resultado deve ser apresentado a ela para análise.
Note que não existe uma aprovação da auditoria, ao contrário, o que se faz é usar a auditoria para julgar se houve algo que precise ser corrigido com base no apontamento da auditoria. Em última instância, a assembleia pode optar por ação judicial para a solução do problema, sempre com a assistência do Advogado do condomínio. A determinação da OAB é que nunca deve ser o advogado da Administradora.
Auditoria para condominio preventiva
Nessa outra modalidade de auditoria para condominio, o ponto focal é a verificação mensal das prestações de contas mensais (organizadas em pastas mensais). É uma atividade paralela com a obrigação da Comissão Fiscal.
Note bem, a Comissão Fiscal tem a obrigação de emitir um Parecer sobre a prestação de contas. Isso pode ser realizado anualmente, mas a grande maioria dos condomínios pede isso mensalmente. Mas, há de se admitir que a maior parte dos integrantes desta comissão não são necessariamente especialistas em fiscalização. E isso é absolutamente reconhecido pela Justiça. Mas, seu trabalho em anotar e produzir mensalmente um relatório de auditoria aponta problemas que poderão ser analisados pela Auditoria Administrativa.
Estas anotações não devem nunca se limitar aos dados financeiros. A Comissão Fiscal deve fiscalizar principalmente os atos praticados pelo síndico.
Então, por exemplo, se o síndico fez uma reforma na decoração do hall de entrada, alguns aspectos precisam ser analisados pela Comissão Fiscal:
A reforma foi aprovada (em um projeto maior de revitalização ou isoladamente) pela assembleia
Existe uma previsão orçamentária, ou seja, o dinheiro gasto foi previsto e existe uma fonte destinada para isso
A Convenção e Regimento Interno determinam algum procedimento que regula como isso pode ser realizado
Existe um projeto da execução assinada por um engenheiro (quando necessário, civil e/ou elétrico)
Veja que em uma auditoria feita por um contador, somente os gastos serão verificados. Em uma auditoria feita por um advogado, os itens 1 e 3 serão analisados. Em uma auditoria feita por um engenheiro, somente o quarto item será analisado.
A comissão fiscal poderá indicar estes quatro itens e seu cumprimento. Mas, o auditor administrativo deve observar se existiu a aprovação em assembleia do projeto, se este projeto necessitou (ou não) de ART de engenheiros, se as normas (Convenção e Regimento Interno) versam sobre este assunto e, só então, se o uso da verba arrecadada para a obra foi utilizada dentro do aprovado.
Outras auditorias administrativas
Como se vê, a auditoria para condominio é específica e não é a mesma que acontece em empresas. Existe alguma confusão porque outras áreas utilizam o têrmo "auditoria independente" como se esta fosse exclusividade da área contábil.
Por exemplo, em hospitais é comum que se faça a auditoria independente dos procedimentos médicos e hospitalares. Isso é especialmente indicado no caso de busca de contaminantes que possam levar doenças aos internados. É uma auditoria independente obrigatória no segmento da medicina.
Também, em empresas, a Auditoria Contábil Independente é obrigatória para empresas que tenham ações negociadas em bolsa, por exemplo.
Assim, cada auditoria tem o seu valor e aplicação - a auditoria para condominio é única e deve ser realizada pelo profissional correto.
