Os contratos do seu condomínio estão certos?

Quando o síndico contrata um serviço, como limpeza, manutenção ou reforma, ele está lidando com dinheiro que é de todos os moradores. Por isso, tudo tem que estar muito bem amarrado no papel. O contrato é o que garante que o serviço vai ser feito como combinado, pelo preço justo, no prazo certo — e que o condomínio pode cobrar, caso algo saia errado. Ter contratos assinados, claros e bem escritos é o básico para evitar dores de cabeça futuras, discussões entre moradores, gastos imprevistos ou até ações na Justiça. É como dizem: combinado não sai caro — desde que esteja por escrito.

O que não pode faltar para os contratos serem válidos de verdade?

Tem três coisas que todo contrato precisa ter para ser considerado válido pela lei. Primeiro, quem assina precisa ter poder para isso. No caso do condomínio, quem assina é o síndico — mas ele tem que estar regularizado, eleito e, se necessário, com autorização da assembleia. Segundo, o contrato tem que tratar de um serviço legal e possível de ser feito. E terceiro, precisa estar escrito de forma que qualquer pessoa possa entender o que foi combinado. Pode parecer simples, mas muita gente esquece disso e acaba tendo problema depois. Um contrato verbal pode até valer em alguns casos, mas no condomínio não é uma boa ideia. Tudo deve ser feito por escrito.

E a data da assinatura, importa? Muito!

A data do contrato é muito mais que um detalhe. Ela define quando o serviço começa, quando o pagamento vai ser feito e quando cada obrigação entra em vigor. Se essa data estiver errada ou omitida, vira uma bagunça: pode ter cobrança fora de hora, prestação atrasada, confusão na prestação de contas e até problemas com fiscalização. O ideal é que a data do contrato seja igual ou posterior à data da assembleia que aprovou o serviço. Nada de contrato assinado antes da decisão dos moradores, viu?

Por quanto tempo vale o contrato? Pode renovar sozinho?

Todo contrato precisa ter começo, meio e fim. Não dá pra deixar em aberto. Imagine contratar uma empresa de portaria sem dizer por quanto tempo ela vai trabalhar ali — como cancelar depois sem multa? Por isso, o contrato tem que dizer por quanto tempo vale, se ele renova automaticamente ou não, e como pode ser encerrado. O síndico que planeja direitinho evita pagar caro depois. E uma dica valiosa: o contrato não deve ultrapassar o mandato do síndico. Afinal, quem vem depois pode querer rever a contratação.

Como garantir um preço justo? E como funciona o reajuste?

Outro ponto importante é deixar claro quanto vai ser pago, como será feito o pagamento (mensal, por etapa, no final), e qual índice será usado para reajustar o valor com o tempo. Não dá pra deixar isso solto. Sem índice definido, o prestador pode querer reajustar da cabeça dele — ou o condomínio pode se recusar a pagar o aumento. Tudo isso gera briga. O mais comum é usar o IPCA, que é um índice oficial e reconhecido. Também é bom dizer quando começa o reajuste (normalmente, depois de um ano) e o que acontece se o índice for extinto ou se tiver inflação fora do comum.

Multa, garantia e proteção contra problemas

Ninguém quer pensar que o prestador vai pisar na bola, mas o contrato tem que estar preparado pra isso. Se a empresa não cumprir o combinado, precisa ter multa, desconto, retenção de pagamento ou até cancelamento do contrato. Também é comum pedir uma garantia, tipo um seguro ou caução, que protege o condomínio se a empresa abandonar o serviço. Isso é ainda mais importante quando o trabalho envolve risco, como instalação elétrica, obra estrutural ou equipamentos pesados. Tudo isso ajuda o condomínio a não ficar no prejuízo.

E depois de assinar, quem fiscaliza?

O contrato não é só pra enfeitar pasta. Ele serve de guia durante todo o período de execução. E o síndico, junto com o conselho fiscal, deve acompanhar se está tudo sendo cumprido. O prestador deve entregar relatórios, prestar contas, mostrar o que já fez e o que falta. Essa rotina de fiscalização evita surpresas desagradáveis no final. Também é importante ter reuniões de acompanhamento e até cronogramas. Quanto mais acompanhamento, menos chance de erro.

E os dados do condomínio, como ficam protegidos?

Hoje em dia, quase todo serviço envolve acesso a documentos, dados pessoais ou informações internas do condomínio. Por isso, o contrato tem que ter uma cláusula clara de sigilo. Ou seja, tudo que o prestador souber sobre o condomínio só pode ser usado para executar aquele serviço. Não pode divulgar, vender, guardar pra usar depois ou compartilhar com ninguém. Essa regra segue a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e protege tanto o condomínio quanto os moradores. Quem descumprir isso pode ser punido.

E se der problema, onde se resolve?

Se mesmo com tudo isso o problema aparecer, o contrato precisa dizer qual é o fórum (a cidade e o tribunal) que vai resolver a disputa. O certo é sempre colocar a cidade onde fica o condomínio. Nada de empurrar o caso pra outra cidade, dificultando a vida do morador. Também vale a pena incluir a ideia de tentar uma conversa ou mediação antes de ir pra Justiça. Isso economiza tempo e dinheiro.

Pra encerrar: contrato é proteção, não burocracia

Muita gente acha que contrato é frescura, burocracia demais. Mas quem já teve dor de cabeça com prestador ruim sabe que um contrato bem feito é o que separa o problema da solução. Ele protege o dinheiro dos moradores, garante que o combinado seja cumprido, ajuda o síndico a trabalhar melhor e evita conflitos. Se você é morador, síndico ou conselheiro, fique atento a tudo que mostramos aqui. E se quiser aprender mais, com exemplos reais, veja o curso Fiscalize seu Condomínio, no site auditor.adm.br. Lá tem tudo que você precisa pra entender como o contrato pode ser um aliado da boa gestão condominial.

Transparência nas Contratações do Condomínio

A jurisprudência brasileira tem cobrado cada vez mais transparência nas contratações realizadas pelos síndicos. Tribunais em todo o país têm deixado claro que o condomínio não é uma terra sem lei e que, especialmente em ações de prestação de contas, o síndico precisa comprovar que a escolha do fornecedor foi técnica, motivada e aberta à análise de todos os condôminos. Na prática, isso significa que não basta contratar de qualquer jeito. É preciso que o processo seja claro, documentado e justo.

Uma dúvida comum é sobre a obrigatoriedade dos famosos "três orçamentos". Embora a lei não imponha esse número, a prática e os tribunais têm adotado esse mínimo como padrão razoável. Ter pelo menos três propostas formais ajuda a garantir uma comparação real entre preços, impede que o síndico alegue exclusividade de fornecedor sem base e facilita o trabalho de aprovação pelo conselho fiscal e pela assembleia. Claro que há exceções, como nos casos de serviços muito específicos, mas aí o síndico deve justificar por escrito o motivo de não ter conseguido as três cotações.

Também é importante entender que o condomínio não precisa escolher sempre a proposta mais barata. O critério de escolha pode considerar outros fatores como qualidade do serviço, experiência da empresa, garantias oferecidas, prazo de entrega e suporte técnico. O essencial é que esses critérios estejam definidos antes de pedir os orçamentos e que cada proposta seja avaliada com base neles. Isso torna a escolha justa e documentada. Se a proposta vencedora não for a mais barata, o síndico terá como mostrar que escolheu o que era melhor no conjunto de fatores.

Quando chega o momento da assembleia, apresentar as propostas de forma transparente é fundamental. Não basta jogar os papéis na mesa. Os moradores precisam ter acesso às cotações com antecedência, seja por cópia física ou digital, para analisarem com calma. Na reunião, o síndico deve explicar os critérios adotados e dar espaço para perguntas. Tudo isso deve constar da ata, junto com a decisão tomada.

Um erro grave e infelizmente comum é o síndico aceitar uma redução de preço feita por um dos fornecedores na hora da assembleia, sem dar a mesma chance aos outros concorrentes. Esse tipo de atitude fere o princípio da isonomia e pode caracterizar favorecimento. O correto seria abrir uma nova rodada de negociação com todos os participantes, oferecendo igualdade de condições para que todos possam ajustar suas propostas. A transparência exige que todas as etapas sejam justas e equilibradas.

Além disso, há outros pontos que costumam pesar bastante nas análises dos tribunais. Se o síndico tiver algum parentesco ou vínculo com o fornecedor escolhido, ele precisa informar os condôminos e, idealmente, se abster de participar da decisão. As propostas devem ficar disponíveis por tempo razoável para consulta, e toda a documentação do processo — desde e-mails até planilhas e atas — deve ser mantida. O parecer do conselho fiscal também tem peso e deve ser emitido com responsabilidade. E quando o serviço envolve riscos técnicos, como obras estruturais ou manutenção de elevadores, o fornecedor deve comprovar suas habilitações, como registro no CREA, emissão de ART e apólice de seguro. Optar apenas pelo mais barato nesses casos pode ser perigoso e até criminoso.

E se o problema for urgente? Se estourar um cano de madrugada, por exemplo, o síndico pode — e deve — chamar ajuda imediata. Mas depois disso, precisa informar o conselho, justificar a emergência e, se o serviço continuar, fazer os procedimentos de cotação normalmente.

Por fim, vale uma dica direta para síndicos: antes de contratar, defina os critérios que serão usados para comparar as propostas. Depois, colete pelo menos três orçamentos. Monte uma planilha para facilitar a análise e compartilhe tudo com os condôminos. Registre tudo em ata. Se houver negociação, dê chance para todos os fornecedores participarem. E guarde todos os documentos por, no mínimo, cinco anos. Isso protege o condomínio, fortalece a gestão e dá segurança jurídica para quem está à frente da administração.

Seguir esse caminho não é burocracia. É responsabilidade. É o que separa uma gestão questionada de uma administração respeitada.

O que acontece se o síndico não cumpre essas etapas? Quais as consequências legais?

Ignorar os princípios de transparência e competitividade na contratação pode gerar consequências sérias para o síndico. Essas consequências variam de advertência em assembleia até responsabilidade civil, administrativa e até penal, dependendo da gravidade e da intencionalidade dos atos.

O síndico que não observa os princípios de transparência, impessoalidade, economicidade e publicidade nas contratações pode estar sujeito a sanções legais pesadas. Por isso, seguir os procedimentos sugeridos na primeira parte deste documento — como número mínimo de orçamentos, justificativas claras e documentação completa — não é apenas recomendação administrativa, mas medida de proteção legal e pessoal. Nenhum contrato, por menor que pareça, está fora do alcance da lei.

A seguir, estão as principais formas como o síndico pode ser responsabilizado:

a) Responsabilidade Civil (Código Civil – Mandato e Condomínio)

• Art. 1.348, V e VII do Código Civil: O síndico deve diligenciar na conservação e na defesa dos interesses comuns, além de prestar contas de sua administração.

  • Quando contrata sem justificativa plausível, favorecendo um fornecedor, infringe diretamente esses deveres.

  • Pode ser responsabilizado civilmente por prejuízos causados ao condomínio, com obrigação de indenizar os cofres condominiais.

• Art. 667 do Código Civil (Capítulo do Mandato): O mandatário responde pelos prejuízos que causar ao mandante (condomínio), se proceder com culpa ou violar as instruções recebidas.

  • Aplica-se quando o síndico desrespeita critérios definidos pela assembleia ou não promove concorrência justa.

b) Possibilidade de destituição (Código Civil, art. 1.349)

• A assembleia pode destituir o síndico a qualquer tempo, inclusive por irregularidades na contratação.

  • A falta de cotações, favorecimento indevido, ausência de documentação ou omissão em assembleias pode justificar sua remoção.

c) Responsabilidade Penal (Código Penal Brasileiro)

A depender da situação, a conduta do síndico pode configurar crime, especialmente nos seguintes casos:

• Art. 312 – Peculato: Aplica-se por analogia ao síndico se houver apropriação ou desvio de valores administrados, inclusive em conluio com fornecedores, ainda que não seja agente público formal.

• Art. 313 – Inserção de dados falsos em documento público ou particular: Se o síndico manipular orçamentos, simular concorrência ou falsificar atas, pode ser enquadrado nesse crime.

• Art. 316 – Concussão: Se exigir vantagem indevida de fornecedores para permitir sua participação ou escolha.

• Art. 299 – Falsidade ideológica: Quando omitir informações importantes ou apresentar documentos com dados alterados para induzir assembleia a erro.

• Art. 171 – Estelionato: Se houver engano doloso com objetivo de obter vantagem econômica para si ou para terceiros (ex: fazer parecer que o fornecedor é o mais vantajoso quando não é).

d) Exemplo crítico: o "leilão ao contrário" em assembleia

Imagine que três orçamentos são apresentados na assembleia. Um dos fornecedores, ao perceber que não seria o escolhido, reduz seu preço ali mesmo, no meio da reunião. O síndico, então, aproveita o novo valor e aprova aquele fornecedor – sem abrir a mesma chance para os outros fazerem o mesmo. Esse comportamento parece justo, mas não é. O que se desenhava como uma licitação informal virou um leilão desigual, com favorecimento explícito de um concorrente.

• Isso pode ser entendido como fraude à competitividade, e pode gerar:

  • Responsabilização civil por dano ao erário do condomínio (se a escolha gerar prejuízo);

  • Responsabilidade penal por favorecimento ilícito (dependendo das provas e circunstâncias);

  • Destituição do síndico por quebra de dever de lealdade e transparência (Art. 1.348 e 1.349 do Código Civil);

  • Recomendações formais ou punições administrativas pelo conselho fiscal.

e) Consequências adicionais

• Prejuízo à reputação do síndico;

• Dificuldade de reeleição ou de atuação futura em outros condomínios;

• Perda de confiança dos condôminos e questionamentos judiciais nas próximas prestações de contas;

• Eventual obrigação de ressarcimento integral dos valores pagos indevidamente.