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Nota fiscal falsa no condomínio - o síndico é culpado?

Sim, sempre. O argumento é que o síndico recebeu a delegação de um poder em um mandado. Sendo assim, a responsabilidade sobre os pagamentos é dele, cabendo provar que a emissão não foi sua. Nestes momentos (sempre conflituosos) é que a auditoria da administração se faz absolutamente necessária. Neste artigo explicamos os argumentos das partes envolvidas e o motivo pelo qual o síndico sempre é o culpado.


Nota Fiscal falsa no condomínio

Talvez a primeira impressão que se tem é a de que o síndico fez algo errado quando consta uma Nota Fiscal falsa na Prestação de Contas do condomínio. Mas vejamos outras possibilidades existem, entre elas que o fornecedor agiu assim para pagar menos impostos, para não aumentar o seu faturamento ou manter-se com redução de impostos. Pode ser que o síndico não saiba do fato porque o fornecedor:

  • incluiu uma Nota Fiscal falsa sem conhecimento do síndico

  • cancelou a Nota Fiscal depois de alguns dias, até mesmo depois de ter recebido o pagamento

  • usou a mesma nota fiscal em vários condomínios, alterando os dados dele

e tantas outras possibilidades quanto se possa imaginar.



Como evitar a fraude de Nota Fiscal falsa

De uma forma geral, devemos admitir que os membros do Conselho Fiscal não são necessariamente especialistas em fiscalização da Administração do condomínio. Então, o melhor seria que os condomínios pagassem cursos rápidos para os novos membros sobre gestão de condomínios.

Outra decisão acertada é a Auditoria da Administração Independente, realizada por um Administrador registrado no CRA. Todo mês a pasta é analisada para produzir a Auditoria Preventiva da Administração. Saiba mais sobre esta auditoria clicando aqui.

Casos interessantes

Então vejamos alguns casos interessantes que apontamos ser somente em caráter educativo e que não têm nenhuma relação com a realidade e se algum condomínio tiver alguma situação semelhante é por mera coincidência. São quase 40 anos de observações que levaram ao registro destas hipóteses, mas temos que apontar que são apenas casos hipotéticos para evitar que algum condomínio pense que estamos relatando seu caso em particular, tá?

1) Nota Fiscal de condomínio do empregado da Administradora

Esse caso (hipotético) é interessante porque o pagamento do condomínio do empregado da Administradora foi pago com débito na conta corrente do condomínio e ele, talvez por distração, incluiu o documento (boleto e comprovante de pagamento) na Pasta de Prestação de contas.

Como poderia ser evitado

Bastaria que a Comissão Fiscal tivesse folheado a Pasta de Prestação de contas do mês observando se os pagamentos foram para contas do condomínio e não de terceiros. A culpa do síndico é não ter orientado sua comissão fiscal sobre como fazer a conferência da Pasta de Prestação de contas mensal e ter exigido que ela fizesse sua função.

2) Nota Fiscal de outro condomínio com nome parecido

Neste caso (hipotético) haviam algumas contas que tinham o nome de dois outros condomínios com nomes parecidos. Em uma destas ocorrências, o outro condomínio também estava sendo auditado por nós (nesse mundo hipotético) e notamos que a mesma conta foi paga no condomínio correto e, também, no condomínio errado. O problema é que não havia como conferir isso nos extratos bancários porque a Administradora usava o sistema de conta Pool, ou seja, uma conta só (dela) para vários condomínios.

Como poderia ser evitado

Bastaria que o condomínio não aceitasse uma Administradora que trabalhe com conta Pool e que o Conselho Fiscal olhasse os favorecidos das contas pagas. A culpa do síndico é não ter orientado sua comissão fiscal sobre como fazer a conferência da Pasta de Prestação de contas mensal e ter exigido que ela fizesse sua função. Também, a culpa é do síndico ter aceitado trabalhar com uma Administradora que opera com sistema de conta bancária Pool.

3) Nota Fiscal falsa (inexistente)

Neste outro caso (hipotético), o fornecedor entregou uma Nota Fiscal que simplesmente não existe. Não consta no sistema do Governo. O problema foi detectado pelo Auditor que tem expertise suficiente para notar que a Nota Fiscal estava com alguns detalhes diferentes do esperado.

Como poderia ser evitado

Infelizmente não há como o olhar de leigos na área de fraudes identificar este crime. Somente com a contratação de auditor com vivência na área de fraudes e com conhecimento em grafotécnica isso pode ser identificado.

4) Nota Fiscal adulterada

É um caso (hipotético) muito curioso. O fornecedor produz uma Nota Fiscal verdadeira, mas edita o valor para que o condomínio pague por um valor maior do que o que foi registrado no sistema de Governo. Isto pode acontecer quando o fornecedor está buscando a sonegação fiscal. Mas pode ser o caso de que outra pessoa tenha feito isso pagando o valor a menor do próprio bolso e sacando o valor da nota (valor maior) direto da conta do condomínio.

Como poderia ser evitado

A primeira situação é muito difícil de ser identificada e isso só acontece quando o condomínio passa por uma fiscalização da Receita Federal que irá observar a diferença de valores. Nesse caso, o condomínio poderá se safar de alguma multa por ter sido vítima também.

A segunda situação é bastante difícil de evitar justamente porque o síndico pode estar envolvido. Em alguns casos, o auditor poderá detectar usando seus métodos ou alguma fiscalização de órgão público poderá multar o condomínio por sonegação fiscal, já que deixou acontecer o problema.

A forma de evitar o problema é ter um auditor da administração (Administrador registrado no CRA) e de preferência com experiência em identificação de fraudes e grafotécnico.

5) Nota Fiscal cancelada

Nos sistemas do Governo existe um prazo (normalmente 30 dias) para o cancelamento das Notas Fiscais. Como as pastas mensais normalmente ficam prontas só 3 ou 4 semanas após o fechamento de cada mês, só foi possível identificar o problema quando na auditoria foi checada a validade da Nota Fiscal e veio com a anotação "cancelada". O síndico emitia a Nota Fiscal, se pagava e no final do prazo para cancelamento executava a operação.

Como poderia ser evitado

Somente por meio de auditoria da Administração. Alguns auditores contábeis verificam a validade das Notas Fiscais, mas isso não é regra geral.

6) Nota Fiscal reciclada

Este é caso (hipotético) mais interessante do ponto de vista do auditor porque é muito difícil ser detectado sem experiência na área. A mesma Nota Fiscal emitida legalmente tem os dados do cliente alterado. Então, a Nota Fiscal é editada e preenchida com os nomes de vários condomínios.

Como poderia ser evitado

Somente por meio de auditoria da Administração. Alguns auditores contábeis verificam a validade das Notas Fiscais, mas isso não é regra geral.

A visão da Lei sobre nota fiscal falsa

É necessário entender qual é a visão da Lei sobre Notas Fiscais falsas para, depois, explicar como é a responsabilidade de cada um. Do ponto de vista legal existem 2 crimes nestes casos: documento falso e sonegação fiscal.

Inicialmente, por se tratar de um crime cometido por uma Empresa, ela poderá ter seu registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal cancelado. Nessa situação, ela estará impedida de emitir novas Notas Fiscais, ainda que sejam verdadeiras.

Do ponto de vista prático, é considerada falsa a Nota Fiscal:

  • Que represente um serviço ou venda de uma operação que não existiu, ou seja, não houve nenhuma transação de serviço prestado ou de mercadoria entregue, sendo de uma empresa conhecida pelo condomínio.

  • Emitida por uma empresa desconhecida do condomínio

  • Que represente uma aquisição de produtos ou prestação de serviços que aconteceu, mas a Nota Fiscal é falsa, ou seja, não foi emitida pelos sistemas de emissão de Nota Fiscal dos governos.

  • Com valor alterado, ou seja, no sistema do governo consta um valor diferente do que foi apresentado ao condomínio.

  • Nota fiscal calçada, que não é uma nota fiscal falsa, mas que foi adulterada no sistema do governo, tendo sido cancelada no órgão, mas dada como verdadeira e válida para o condomínio

Note que em todas estas situações, uma situação foi apresentada ao condomínio para pagamento de algo que não é o que realmente deveria ser. O nome disso é estelionato, veja o texto da Lei, no DECRETO-LEI No 2.848, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1940.

Art. 172 - Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado. (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)

        Pena - detenção, de 2 (dois) a 4 (quatro) anos, e multa.  (Redação dada pela Lei nº 8.137, de 27.12.1990)

        Parágrafo único. Nas mesmas penas incorrerá aquêle que falsificar ou adulterar a escrituração do Livro de Registro de Duplicatas. (Incluído pela Lei nº 5.474. de 1968)

Note que falsificar os relatórios emitidos pela Administradora tem a mesma pena que falsificar uma Nota Fiscal.

Adicionalmente, ao não emitir corretamente a Nota Fiscal, também se incorre no crime de sonegação fiscal, que é crime contra a ordem tributária, conforme a LEI Nº 8.137, DE 27 DE DEZEMBRO DE 1990:

Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:                (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)

I - omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;

II - fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;

III - falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;

IV - elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;

V - negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.

Pena - reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

Parágrafo único. A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 (dez) dias, que poderá ser convertido em horas em razão da maior ou menor complexidade da matéria ou da dificuldade quanto ao atendimento da exigência, caracteriza a infração prevista no inciso V.

Art. 2° Constitui crime da mesma natureza:                 (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)

I - fazer declaração falsa ou omitir declaração sobre rendas, bens ou fatos, ou empregar outra fraude, para eximir-se, total ou parcialmente, de pagamento de tributo;

II - deixar de recolher, no prazo legal, valor de tributo ou de contribuição social, descontado ou cobrado, na qualidade de sujeito passivo de obrigação e que deveria recolher aos cofres públicos;

III - exigir, pagar ou receber, para si ou para o contribuinte beneficiário, qualquer percentagem sobre a parcela dedutível ou deduzida de imposto ou de contribuição como incentivo fiscal;

IV - deixar de aplicar, ou aplicar em desacordo com o estatuído, incentivo fiscal ou parcelas de imposto liberadas por órgão ou entidade de desenvolvimento;

V - utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública.

Pena - detenção, de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa.

Também citado no código penal (DECRETO-LEI No 2.848, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1940):

Sonegação de contribuição previdenciária (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)

        Art. 337-A. Suprimir ou reduzir contribuição social previdenciária e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)

        I – omitir de folha de pagamento da empresa ou de documento de informações previsto pela legislação previdenciária segurados empregado, empresário, trabalhador avulso ou trabalhador autônomo ou a este equiparado que lhe prestem serviços; (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)

        II – deixar de lançar mensalmente nos títulos próprios da contabilidade da empresa as quantias descontadas dos segurados ou as devidas pelo empregador ou pelo tomador de serviços; (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)

        III – omitir, total ou parcialmente, receitas ou lucros auferidos, remunerações pagas ou creditadas e demais fatos geradores de contribuições sociais previdenciárias: (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)

        Pena – reclusão, de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa. (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)






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AUDITOR ADMINISTRATIVO DE CONDOMÍNIO

Relatório de Auditoria Administrativa para prestação de contas anual, preventiva ou retroativa.

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