As quatro funções da Administração foram ampliadas e isto ainda não chegou nos bancos escolares das Faculdades das áreas de negócios. A Inovação tomou espaço e ampliou severamente as Teorias da Administração - pouco mais de um século desde a sua instituição como Ciência.
Este é um texto técnico, mas tem uma utilidade muito importante para empreendedores porque neste início de século XXI, muitos empreendedores iniciam suas empresas e startups ao mesmo tempo em que empresas já em seu estágio maturidade percebem a necessidade de incluir Inovação na organização.
Mas, se Inovação já é um componente da Administração, onde ele se encaixa na prática que as empresas vêm realizando? Nas Startups é o centro de seu desenvolvimento - as outras funções são todas deixadas para segundo plano, para um segundo momento ou então, simplesmente, se o negócio der certo "a gente vê o que faz".
Não se trata de teoria, mas de observar exatamente o que ocorre nas Empresas e Startups.
Nesse texto, quando nos referimos a Administrador, estamos apontando diretamente para o CEO ou Presidente de uma empresa. Ele é quem executa efetivamente a Administração do negócio.
Na Teoria Clássica, temos as funções da Administração:
Organizar
A nossa definição para esta Função da Administração é:
Organizar é criar e manter funcionando uma estrutura de relacionamento de funções exercidas pelas pessoas.
Muitas definições de Organização incluem o objetivo de Organizar a empresa. Não incluímos porque seria redundância, já que é absolutamente óbvio que a organização seja realizada para atingir algum objetivo.
Existe, também, o questionamento de que os Administradores apenas estruturam a Organização e a partir daí não atuam mais neste item. Isso não é verdade. Não é raro encontrar casos de ingerência em empresas pequenas ou imaturas. Entende-se que há uma ingerência quando, por exemplo, um chefe de seção dá uma ordem a um empregado alocado em outra seção. A manutenção da ordem na organização é uma obrigação do Administrador.
Organizar: Como isso é feito
O primeiro passo é estabelecer um desenho de como é a cadeia de funcionamento da empresa. A maneira mais fácil de fazer isso é usar o modelo chamado organograma. Em um exemplo normal, uma indústria poderia ter este desenho:
Observe que denominamos uma área como Operações. O motivo de não chamarmos ela de Produção ou Fábrica é que esta atividade inclui (normalmente) outras atividades logísticas que envolvem não apenas o produto ou serviço final, mas também as matérias-primas e até mesmo movimentação de pessoas.
Note, também que as atividades de contabilidade foram incluídas no desenho, mas de forma diferente (saindo pela lateral). Muitas vezes, não se inclui esta área que é fundamental para as empresas. Em uma visão realista, qualquer empresa está sujeita a impostos e, não raro, ouço dizer que o Governo é o sócio não convidado da empresa. Então, justamente pelo seu poder deve ser considerada a área que cuida dele - é a Contabilidade.
Controlar
A área de Contabilidade deveria ser mais usada pelas empresas novas ou pequenas. A Contabilidade da empresa é a fonte de dados para análise da empresa que todo Presidente deve fazer. Nas startups ouço muito sobre indicadores de rendimento de produtos e conversões no funil de vendas. Mas, não ouço nada sobre liquidez da empresa, rentabilidade do investimento ou mesmo sobre o capital de giro líquido atual. Chego a ouvir que os índices de engajamento no site são mais importantes do que a contabilidade.
O problema é que quando a empresa percebe que as coisas não estão bem, esta informação já estava aparecendo na Contabilidade já fazia algum tempo. Normalmente, quando a empresa quebra por falta de dinheiro em caixa para trabalhar, este dado é um indicador que pode ser medido meses (até anos) antes.
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