A Lei exige que seja feita a Previsão Orçamentária para cada ano de mandato. O motivo é que existe a filosofia doutrinária de que o condomínio não é um arrecadador de receitas, ele partilha o valor para pagar os gastos do condomínio.
Então, é errado a aplicação de um índice percentual sobre o valor do período anterior. O correto é que se faça a previsão dos gastos, com um bom detalhamento, para que os condôminos se convençam com dados concretos sobre o motivo do pagamento do valor mensal aprovado.
Um erro muito comum é que não seja incluída na Ata da assembleia em que se aprova a Previsão Orçamentária, o detalhamento do que foi aprovado. Ou seja, é erro colocar na Ata somente o valor total mensal previsto ou valores das cotas. Deve constar sempre pelo menos a previsão por grupos de contas.
O responsável por produzir a Previsão Orçamentária é o síndico – é parte da Administração esta tarefa. E, para isso, deve usar os relatórios existentes nas pastas mensais para que use dados reais.
Então, supondo que se utilize o ano anterior para submeter uma Previsão para aprovação pela assembleia. A ideia é que estes dados sejam o mais confiáveis quanto possível.
Se a assembleia irá ocorrer no mês de março, para cotas vigorarem a partir de abril, não existe motivo para que não se considere os meses de janeiro e fevereiro para fazer a projeção. Os dados mais recentes são os mais apropriados porque são a realidade mais próxima dos dias atuais. Neste caso, o síndico pode usar o período de março do ano passado até fevereiro do ano atual, se quiser trabalhar com 12 meses. Ou, também, poderá usar todo o ano passado e mais 2 meses do ano atual, usando 14 meses.
Em qualquer dos dois modos, ele deve buscar estabelecer um valor médio mensal que seja justificável para cobrar a partir do mês de abril.
Mas, não poderá usar estes números da maneira como foram calculados. Deve fazer ajustes. Aumentar o valor na Previsão, quando sabe que o valor da média foi prejudicado a menor pela inflação ou porque já sabe que irá ocorrer algum aumento anormal, como novos impostos ou tarifações. Poderá, também, fazer reduções naquilo que sabe que é prevista a diminuição de gastos.
Assim, o total apurado para um mês futuro deverá ser somado e com isso, é possível saber quanto cada unidade deverá contribuir.
E, é normal que descubra que fazendo desta forma, se conclua que é necessário aumentar o valor das cotas individuais.
Então, o grande erro do síndico será diminuir os valores para conseguir aprovar algum aumento. Isso é errado porque quem deve ter consciência do que será reduzido é a assembleia.
Diminuir gasto em algum item não é decisão do síndico porque isso pode significar redução do serviço prestado aos ocupantes e possuidores. São eles que deverão analisar o que deve ser reduzido, inclusive eliminando algum serviço para que o valor previsto de gastos diminua e, por consequência, a sua cota mensal não aumente.
Quando o síndico mexe os números para diminuir a previsão orçamentária, está assumindo o risco de não conseguir esta façanha e será acusado de gastar além do limite imposto e aprovado pela assembleia. E a imagem da sua gestão fica afetada.
O que é importante na Previsão Orçamentária
A Previsão pode ser feita de várias maneiras e aqui propomos uma que nos parece muito simples e prática. Comece separando os gastos por frequência e, depois, por projetos. A maneira mais fácil de fazer isso é pegar justamente o mesmo plano de contas que é fornecido pelas Administradoras e começar com ele fazendo as separações por frequência.
Gastos Mensais
Uma série de gastos são cobrados mensalmente e pode ser facilmente apurada a média de cada um. Se algum destes gastos for significativo, deve ser tratado com mais atenção. Mas, normalmente dá para calcular a média sem muita dificuldade.
Contas de energia elétrica e água tendem a ficar mais cara no verão, é uma sazonalidade de preços que precisa ser considerada.
Gastos Anuais
Estes gastos, como por exemplo o seguro que é pago anualmente, deve ser somados o período todo e calculado a média mensal. Então, se o seguro do último ano foi pago em 3 vezes, soma-se tudo e divide-se por 12.
Gastos Previsíveis
Esse grupo de gastos contém aquelas situações que são conhecidas, mas quando irão acontecer não é muito certo. Um exemplo típico é o portão de garagem que não se sabe quando irá quebrar, mas sempre quebra sem aviso.
Depois de separar por frequência, fica muito mais fácil projetar os gastos. Então, uma outra conta seriam as obras e projetos, que são chamados de extraordinários.
Gastos extraordinários
Este grupo segue uma regra de projeção orçamentária própria. Cada um tem o seu cronograma de execução e, portanto, de desembolsos. Este orçamento deve ser tratado à parte e apresentado, também, dessa forma – separando dos gastos normais do condomínio.
Reajustes durante o ano
Um dos problemas em fazer média dos meses anteriores é que alguns gastos são reajustados anualmente. Então, significa que o último valor da série anterior usada como base já é o valor a ser usado e deverá ser aumentado com a previsão de reajuste anual.
Isso acontece nos contratos com empresas terceirizadas e com os empregados, que têm o reajuste anual da categoria.
Gastos de final de ano
Ao final do ano é pago o 13º salário e isso precisa ser previsto acrescentando 8% sobre o valor total da Folha de Pagamentos e que será cobrado mensalmente nas cotas.
O valor de férias também é rateado, mas não é pago no final do ano.
Então, o que se faz é a criação de um Fundo de Pessoal, onde isso vai sendo depositado durante o ano e usado quando necessário. O recomendado é que ao final do ano, o valor seja todo zerado e devolvido ao caixa para que não se acumule um fundo de forma desnecessária.
Correção inflacionária
É comum que se aplique o percentual oficial, normalmente, o IPCA. Mas, antes de pensar em percentual de inflação, é necessário entender que o índice oficial já foi manipulado muitas vezes pelos governos e sua confiabilidade não é boa para aplicar a um condomínio.
Cada pessoa possui uma inflação própria. Por exemplo, as pessoas que têm restrições alimentares com alguns produtos sofrem mais com o aumento do que consome do que outras que não usam as mesmas coisas.
O mesmo acontece com condomínios. Alguns consomem produtos de limpeza de qualidade diferente que outros. Então, não há como usar um índice para corrigir vários condomínios da mesma forma. Essa é a solução que algumas Administradoras propõem, usando como referência alguma das associações que elas façam parte.
Outro ponto a ser observado é a tendência de política de governo. Atualmente (2024), temos o crescimento de impostos e isso não pode ser ignorado. Dependendo do tipo de gasto, isso pode significar aumentos acima da inflação.
Margem para imprevistos
Um dos imprevistos mais comuns é o erro da Previsão Orçamentária. E quando ocorre algum aumento geral dos gastos, o melhor é considerar e aceitar que a previsão não é perfeita. Então, é aconselhável colocar 1 ou 2 % do total de gastos a mais como uma folga para erros de previsão.
Live realizada em março de 2024
Extraído do livro "Organização em Condomínios Edilícios"
