Síndico deve ser atento além da segurança patrimonial do condomínio

Ao longo de décadas desde que os computadores entraram em uso em todos os lugares ficou comprovado que mais da metade dos problemas de segurança tem colaboração interna nas organizações.

O condomínio, como qualquer outra organização, precisa de sistemas de segurança, que é um dos componentes da proposta de valor que leva pessoas para esta forma de viver ou manter seu negócio.

Assim, não basta que o condomínio tenha os melhores sistemas de segurança do mundo para tudo o que precisa ser protegido se as pessoas não agirem para atuar em conjunto com os sistemas.

A segurança do condomínio depende sempre de pessoas que tenham atitudes voltadas para colaborar com ele. Isso inclui não apenas os empregados, mas os ocupantes também. E vai além da segurança patrimonial.

Então não basta investir nos vários níveis de segurança considerando apenas a tecnologia se as pessoas que usam o sistema não estiverem treinadas para terem comportamentos e atitudes compatíveis. É preciso que as pessoas sejam instruídas a respeito do papel de cada um.

Moradores, condôminos, fornecedores, empregados, terceirizados e todo o conjunto de pessoas, cada um com seu papel, deve conhecer procedimentos de segurança. E para compreender como é o trabalho de Direção do síndico em cada um desses componentes humanos, o síndico deve buscar por suas vulnerabilidades. Todos têm pontos fracos, mas os pontos mais conhecidos, pelo menos, devem ser examinados com atenção.

Imagem de Ryan McGuire por Pixabay

Administradora

A Administradora é a empresa contratada pelo síndico para algumas funções da administração ([1]). O seu ponto fraco de segurança mais importante refere-se a informação.

Ao fazer as tarefas que o síndico delegou e ao produzir seus relatórios, todos os dados dos condôminos e ocupantes são utilizados. Não há dúvida que isso é necessário para o seu trabalho.   

Além da possibilidade de que algum empregado dela venda o cadastro dos moradores para alguma empresa de Marketing, existe o risco de que os dados do síndico e de membros do Conselho sejam vendidos para algum concorrente interessado em prestar serviços para o Condomínio.

Outro problema, que pode ser contido é evitar que os relatórios contenham identificação das unidades além do seu número. Qualquer dado que permita a obtenção de dados individuais das pessoas (físicas ou jurídicas) relacionadas ao Condomínio devem ser eliminados.

Pode-se afirmar que esse deve ser um requisito na sua contratação: não apresentar em nenhum relatório a identificação que vá além do mero número da unidade. Para todos os procedimentos internos não há problema, é necessário identificar para várias funções, mas isso é desnecessário e indesejável em relatórios.

Terceirizados

As empresas contratadas devem ter em seu sistema de treinamento interno a formação de profissionais que não divulguem fatos ou pessoas do condomínio nem interna quanto externamente a ele.

É fato que seus empregados terão sempre acesso a dados dos condôminos, moradores e do condomínio. Mas isso precisa ser examinado pelo Síndico de forma que nos contratos exista a cláusula de sigilo.

Advogado

Este profissional não é isento da necessidade de ações para preservar a segurança das informações, mesmo sabendo que a OAB possui um código de ética muito bem definido quanto ao sigilo do cliente. Então, mesmo assim, o Síndico deve estar pronto para que algum vazamento que possa acontecer e tenha alguma consequência pressupõe que deverá ter um outro advogado para defender os interesses do condomínio, inclusive acionando o Comitê de Ética da OAB. O síndico deve saber que se não agir de maneira enérgica no caso de algum descuido do Advogado do condomínio, o prejuízo poderá ser causado ao condomínio e provavelmente deverá ser ressarcido pelo responsável civil e criminal dele, ou seja, o próprio síndico, mesmo que o agente causador seja outro. A discussão sobre como será o ressarcimento do Advogado pelo prejuízo ao Condomínio poderá acontecer só depois que o Síndico já reembolsou pelos prejuízos ocorridos.

Auditor

Em se tratando de um auditor da administração do condomínio, o seu registro no Conselho Federal de Administração (CFA) atua exatamente da mesma forma que o Advogado. Uma vez que esteja registrado no CFA, é obrigatório que cumpra o Código de Ética do profissional de Administração ([2]). Deve-se ficar atento que seus relatórios e laudos finais de trabalho não contenham a identificação de pessoas.

Entretanto, este aspecto poderá ser obrigatório no relatório por conta de uma cláusula contratual que é indicar eventuais indícios de fraude ou dolo, o que significa apontar alegações circunstanciadas. Ou seja, para apontar algum problema que mereça ser citado em seu trabalho deverá indicar o documento que sugere a existência dele e, inevitavelmente, conterá o nome da pessoa relacionada.

Assim, o seu relatório durante o processo de auditoria deve tramitar em sigilo, sendo que a partir da sua entrega, deve constar em cláusula contratual que a divulgação que cause dano ao citado correrá por conta de quem divulga o relatório, ou seja, o Condomínio. Portanto, o síndico deve ter muito cuidado e, provavelmente, não divulgar o relatório integralmente a não ser para o Advogado e Conselho por serem partes interessadas. Para a assembleia divulga-se somente o sumário executivo, que contém a conclusão do laudo sem citar pessoas.

Segurança patrimonial

O ronda e o pessoal de portaria são essenciais neste processo que envolve toda a segurança. O contrato deve incluir, além das atribuições normais, uma cláusula que explique exatamente o que deve ser mantido em sigilo.

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[1] § 2º. O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção. (Código Civil, Art. 1.348)

[2] Conselho Federal de Administração, Código de Ética