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Caixa de ferramentas do empresário: aumentar vendas usando o Organograma

Existem muitas ferramentas usadas em Administração para fazer a gestão. Entre elas, a mais simples e mais menosprezada é o Organograma, que é uma ótima forma de aumentar vendas e, principalmente, trazer Prosperidade para a Empresa.


Arvore como exemplo do organograma

Esta foto é uma das mais antigas interpretações que usa o conceito de Mapa Mental. Nessa silueta de árvore está a representação de como ela tem a sustentação de si mesma.

A empresa visa lucro, já que para isso coloca energia ampliando seus galhos e raízes. Ela também visa sustentabilidade, já que recicla as suas folhas que caem e se convertem em alimento a ser capturado pelas raízes. E, ela tem na sua vida social a sua forma mais primordial: emite sementes e, assim, preserva sua espécie e amplia a sua sociedade das árvores que gostam de por de sol.

Mas, a sua Empresa é assim ou parece mais com uma estrutura malformada?


organograma disfuncional

O funcionamento desta árvore, se fosse uma empresa, é muito mal estruturado. Sua empresa é assim e espera aumentar vendas? Realmente, um empresário terá sucesso com uma empresa mal estruturada?


 

Toolbox - o kit de ferramentas do empresário

Este artigo é parte de um conjunto de ferramentas que os empresários de sucesso do mundo todoutilizam faz décadas. Estão disponibilizados na forma de artigos para uso imediato.
 


Descrição de cargos do Organograma para aumentar vendas

Mas, a chave de ouro para fazer um Organograma ser útil para aumentar vendas é se você realmente tiver uma boa descrição de cargos que estão lá no desenho. Vejamos um organograma comum:


exemplo de organograma basico

Essa é a Estrutura básica de uma empresa qualquer - independente de ser empresa de serviços ou produtos.

CEO

Esta sigla significa, em português, o Presidente da Empresa contratado ou sócio-gerente. Temos o CEO e, normalmente, é a posição ocupada pelo dono da empresa. É importante que seja produzida uma descrição do que ele faz nesse cargo. Entende-se que o proprietário e o empresário podem ser pessoas diferentes. Pode existir um grupo de sócios que são proprietários de uma empresa e que um destes seja nomeado por todos como sendo o sócio-gerente.

O maior erro existente nas empresas é que enquanto o sócio-gerente for um fundador diretamente ligado ao negócio, tudo vai bem. Mas, na sucessão, acaba assumindo um sócio que é majoritário ou que tenha maior poder pessoal de convencimento e consegue se colocar na posição. Nessa sucessão, o novo CEO seja alguém que saiba realmente gerenciar o negócio - e para isso é importante que não tenha envolvimento emocional com a Empresa.

É necessário que seja profissional e além de ter formação adequada para gestão, não pode se envolver emocionalmente com outros sócios e muito menos com a Empresa. Isso só gera problemas de relacionamentos, afirmações de ego e outros que irão causar prejuízos para a Empresa.

CMO

Este é o responsável pelo Marketing da Empresa. CMO significa algo como Diretor de Marketing.

Note que ele foi colocado em uma linha transversal, não está verticalmente ligado ao CEO. O motivo disso é que na realidade brasileira, Marketing e Vendas são áreas separadas. Isso não está totalmente errado, nem certo; é apenas uma realidade que constatamos ao longo de 4 décadas atendendo empresas, principalmente as de origem familiar (a esmagadora maioria das empresas brasileiras).

Sua função é tudo o que o Marketing faz, menos a concretização da venda que inclui o trabalho dos vendedores e administrativos (emissão de pedido, entrega, obrigações fiscais, etc). Nesse caso, é uma função de assessoria para a Empresa porque faz tudo aquilo que não está diretamente ligado à operação de entrega do serviço ou produto no dia-a-dia da empresa. Essa não é uma posição do Marketing aceito pelas escolas de negócios, mas é a realidade do mundo dos negócios.

A Empresa deve ter uma descrição exata do que faz este profissional e seus assistentes (se houver), mas recomendamos que seja sem incluir nenhuma atividade de vendas. Isso inclui necessariamente conhecimento do Marketing Digital, quando a Empresa precisa disso.

P&D

Esse cargo exerce as funções de Pesquisa e Desenvolvimento. Muitas vezes essa área está embutida no Marketing e até em Vendas ou Operações. Nossa recomendação é que esteja separado de toda a estrutura da empresa, assim como Marketing. O motivo é que este cargo absorve dados das outras áreas, especialmente Marketing, para pesquisar novos serviços e produtos e desenvolvê-los fora da estrutura normal da Empresa.

Nessa abordagem, o conceito de Recuperação de Empresas que está sendo adotado é que a área de P&D é estratégica e esse esforço de inovação não deve estar inserido no contexto da empresa que é alvo de espionagem industrial, além de que não é raro que empregados atuais sejam os futuros contratados pelos concorrentes. Por isso, entendemos que esta área seja separada do dia-a-dia da Empresa, até mesmo com nenhum relacionamento pessoal entre as equipes.

Operações

Esta área é chamada de Produção normalmente nas indústrias. Esse nome reduz a realidade porque o responsável também faz controle de materiais, logística e tantas outras atividades que englobam o funcionamento da Empresa. Nas empresas de serviços, é o pessoal envolvido com a preparação e serviços internos que permitem a prestação de serviços. A descrição das atividades realizadas neste posto de trabalho devem ser descritas com o maior detalhamento possível. A perda de um operacional pode ser o início do fim. Um exemplo interessante é o da pizzaria que eu gostava e que perdeu seu pizzaiolo - nunca mais entregaram uma pizza decente... perderam o cliente.

Vendas

A área de vendas é a mais visada pelos espiões de concorrentes - é comum que eles queiram a lista dos seus clientes e, principalmente, quem são os principais no faturamento total. A descrição do cargo é muito importante e a revisão do fluxo de trabalho nessa descrição é até mais importante quando a área consegue atrasar o faturamento ou a própria entrega. Sempre uma área crítica para a Empresa.

Financeiro

O maior erro existente nas empresas é não definir o que faz um financeiro na Empresa. Não é raro que esta função não seja descrita no organograma e que seja realizada pela área de Vendas! Isso é um absurdo porque ao final o que acontece é uma questão muito perigosa: quem recebe o dinheiro acaba sendo a mesma pessoa que paga as contas - a consequência é a facilidade que se cria para a fraude. Isso é pior quando o ocupante do cargo é um sócio, já que ele não pode ser demitido sem provocar uma crise entre sócios. O correto é que a área de Vendas seja responsável pelas entradas de dinheiro e o Financeiro seja responsávbel pelos pagamentos.

Em empresas mais desenvolvidas, existe a figura do Controller (controlador) que tem a função de auditar o trabalho das 2 áreas. O normal em empresas pequenas é que um sócio faça este papel, sem acumular com outras funções - ele é o olho do dono na empresa (sugerimos que seja o sócio mais detalhista e chato com números).

Concluindo

Note que a definição do que faz cada área serve para que a administração da empresa realmente faça sentido. E, ao se colocar a estrutura em um desenho (organograma), fica claro quem manda em quem - evitando crises de egos -, e evitando que o trabalho seja mau feito.

Mas, a maior vantagem de usar o organograma é que cada área poderá ser cobrada quanto a desempenho, já que a descrição de cargo mostra o que deve ser feito e a partir daí podem ser criados relatórios (sugerimos semanais) de acompanhamento pela presidência.

Veja nosso artigo sobre KPI para entender mais a fundo como cobrar desempenho de cada posição na empresa.

 

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