Existem muitas ferramentas usadas em Administração para fazer a gestão. Entre elas, a mais simples e mais menosprezada é o Organograma, que é uma ótima forma de aumentar vendas e, principalmente, trazer Prosperidade para a Empresa.
Esta foto é uma das mais antigas interpretações que usa o conceito de Mapa Mental. Nessa silueta de árvore está a representação de como ela tem a sustentação de si mesma.
A empresa visa lucro, já que para isso coloca energia ampliando seus galhos e raízes. Ela também visa sustentabilidade, já que recicla as suas folhas que caem e se convertem em alimento a ser capturado pelas raízes. E, ela tem na sua vida social a sua forma mais primordial: emite sementes e, assim, preserva sua espécie e amplia a sua sociedade das árvores que gostam de por de sol.
Mas, a sua Empresa é assim ou parece mais com uma estrutura malformada?
O funcionamento desta árvore, se fosse uma empresa, é muito mal estruturado. Sua empresa é assim e espera aumentar vendas? Realmente, um empresário terá sucesso com uma empresa mal estruturada?
Toolbox - o kit de ferramentas do empresário
Descrição de cargos do Organograma para aumentar vendas
Mas, a chave de ouro para fazer um Organograma ser útil para aumentar vendas é se você realmente tiver uma boa descrição de cargos que estão lá no desenho. Vejamos um organograma comum:
Essa é a Estrutura básica de uma empresa qualquer - independente de ser empresa de serviços ou produtos.
CEO
Esta sigla significa, em português, o Presidente da Empresa contratado ou sócio-gerente. Temos o CEO e, normalmente, é a posição ocupada pelo dono da empresa. É importante que seja produzida uma descrição do que ele faz nesse cargo. Entende-se que o proprietário e o empresário podem ser pessoas diferentes. Pode existir um grupo de sócios que são proprietários de uma empresa e que um destes seja nomeado por todos como sendo o sócio-gerente.
O maior erro existente nas empresas é que enquanto o sócio-gerente for um fundador diretamente ligado ao negócio, tudo vai bem. Mas, na sucessão, acaba assumindo um sócio que é majoritário ou que tenha maior poder pessoal de convencimento e consegue se colocar na posição. Nessa sucessão, o novo CEO seja alguém que saiba realmente gerenciar o negócio - e para isso é importante que não tenha envolvimento emocional com a Empresa.
É necessário que seja profissional e além de ter formação adequada para gestão, não pode se envolver emocionalmente com outros sócios e muito menos com a Empresa. Isso só gera problemas de relacionamentos, afirmações de ego e outros que irão causar prejuízos para a Empresa.
CMO
Este é o responsável pelo Marketing da Empresa. CMO significa algo como Diretor de Marketing.
Note que ele foi colocado em uma linha transversal, não está verticalmente ligado ao CEO. O motivo disso é que na realidade brasileira, Marketing e Vendas são áreas separadas. Isso não está totalmente errado, nem certo; é apenas uma realidade que constatamos ao longo de 4 décadas atendendo empresas, principalmente as de origem familiar (a esmagadora maioria das empresas brasileiras).
Sua função é tudo o que o Marketing faz, menos a concretização da venda que inclui o trabalho dos vendedores e administrativos (emissão de pedido, entrega, obrigações fiscais, etc). Nesse caso, é uma função de assessoria para a Empresa porque faz tudo aquilo que não está diretamente ligado à operação de entrega do serviço ou produto no dia-a-dia da empresa. Essa não é uma posição do Marketing aceito pelas escolas de negócios, mas é a realidade do mundo dos negócios.
A Empresa deve ter uma descrição exata do que faz este profissional e seus assistentes (se houver), mas recomendamos que seja sem incluir nenhuma atividade de vendas. Isso inclui necessariamente conhecimento do Marketing Digital, quando a Empresa precisa disso.
P&D
Esse cargo exerce as funções de Pesquisa e Desenvolvimento. Muitas vezes essa área está embutida no Marketing e até em Vendas ou Operações. Nossa recomendação é que esteja separado de toda a estrutura da empresa, assim como Marketing. O motivo é que este cargo absorve dados das outras áreas, especialmente Marketing, para pesquisar novos serviços e produtos e desenvolvê-los fora da estrutura normal da Empresa.
Nessa abordagem, o conceito de Recuperação de Empresas que está sendo adotado é que a área de P&D é estratégica e esse esforço de inovação não deve estar inserido no contexto da empresa que é alvo de espionagem industrial, além de que não é raro que empregados atuais sejam os futuros contratados pelos concorrentes. Por isso, entendemos que esta área seja separada do dia-a-dia da Empresa, até mesmo com nenhum relacionamento pessoal entre as equipes.
Operações
Esta área é chamada de Produção normalmente nas indústrias. Esse nome reduz a realidade porque o responsável também faz controle de materiais, logística e tantas outras atividades que englobam o funcionamento da Empresa. Nas empresas de serviços, é o pessoal envolvido com a preparação e serviços internos que permitem a prestação de serviços. A descrição das atividades realizadas neste posto de trabalho devem ser descritas com o maior detalhamento possível. A perda de um operacional pode ser o início do fim. Um exemplo interessante é o da pizzaria que eu gostava e que perdeu seu pizzaiolo - nunca mais entregaram uma pizza decente... perderam o cliente.
Vendas
A área de vendas é a mais visada pelos espiões de concorrentes - é comum que eles queiram a lista dos seus clientes e, principalmente, quem são os principais no faturamento total. A descrição do cargo é muito importante e a revisão do fluxo de trabalho nessa descrição é até mais importante quando a área consegue atrasar o faturamento ou a própria entrega. Sempre uma área crítica para a Empresa.
Financeiro
O maior erro existente nas empresas é não definir o que faz um financeiro na Empresa. Não é raro que esta função não seja descrita no organograma e que seja realizada pela área de Vendas! Isso é um absurdo porque ao final o que acontece é uma questão muito perigosa: quem recebe o dinheiro acaba sendo a mesma pessoa que paga as contas - a consequência é a facilidade que se cria para a fraude. Isso é pior quando o ocupante do cargo é um sócio, já que ele não pode ser demitido sem provocar uma crise entre sócios. O correto é que a área de Vendas seja responsável pelas entradas de dinheiro e o Financeiro seja responsávbel pelos pagamentos.
Em empresas mais desenvolvidas, existe a figura do Controller (controlador) que tem a função de auditar o trabalho das 2 áreas. O normal em empresas pequenas é que um sócio faça este papel, sem acumular com outras funções - ele é o olho do dono na empresa (sugerimos que seja o sócio mais detalhista e chato com números).
Concluindo
Note que a definição do que faz cada área serve para que a administração da empresa realmente faça sentido. E, ao se colocar a estrutura em um desenho (organograma), fica claro quem manda em quem - evitando crises de egos -, e evitando que o trabalho seja mau feito.
Mas, a maior vantagem de usar o organograma é que cada área poderá ser cobrada quanto a desempenho, já que a descrição de cargo mostra o que deve ser feito e a partir daí podem ser criados relatórios (sugerimos semanais) de acompanhamento pela presidência.
Veja nosso artigo sobre KPI para entender mais a fundo como cobrar desempenho de cada posição na empresa.
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