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Como escolher a Administradora do seu condomínio

A escolha da empresa de apoio administrativo, normalmente chamada de Administradora, é atribuição do Síndico. A escolha da Administradora do seu condomínio é assim por definição da Lei:

“O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção” (Código Civil, Art. 1.348)


Administradora condomínio

Ainda não há consenso entre os especialistas sobre a questão de que a aprovação da assembleia ocorre antes ou depois que o síndico assine o contrato com a Administradora. E, por conta disso, é comum que estas prestadoras de serviços coloquem cláusula de multa por rescisão, pressionando a assembleia pela sua aprovação. Bastaria uma cláusula de que esta multa não seria aplicável no caso de desaprovação pela assembleia.

Por outro lado, a Administradora é uma função de confiança do síndico. Ele precisa que o apoio administrativo seja realizado por alguém que tenha sua total confiança. O motivo é que legalmente ele é o único responsável por tudo o que ocorrer durante seu mandato. E, anualmente, ele deve prestar contas da sua gerência, o que inclui os atos executados pela Administradora.

Entretanto, na prática, é muito raro se encontrar alguma determinação nas Convenções de condomínios de que é obrigatória a aprovação pela assembleia. Do ponto de vista de Compliance e Transparência, deveria ser obrigatório que o síndico indicasse uma ou mais Administradoras previamente para análise do Conselho Fiscal, que irá avaliar se há algum conflito de interesse ou se a Administradora possui alguma negativação de reputação, desempenho ou algo parecido. Então, o síndico submeteria para a assembleia a que for da sua confiança.

Em um caso, a Convenção é explícita que o síndico deve comunicar imediatamente a substituição da Administradora para a assembleia. De acordo com qualquer dicionário, imediatamente significa na mesma hora. Mas, uma assembleia é convocada com antecedência de alguns dias, o que não invalida a necessidade de sua convocação. Neste caso, o síndico deveria ter convocado assembleia e comunicar a substituição. Ele não fez isso, o Auditor Administrativo indicou a irregularidade, o Conselho Fiscal não se manifestou e o síndico acabou por manter sua contratação, em que pese as negativações conhecidas daquela Administradora. O relatório de auditoria preventiva foi arquivado sem ser apresentado para a assembleia, o auditor que havia sido indicado pelo Conselho e contratado pela assembleia foi demitido pelo síndico (ele não sabia que não se demite um prestador de serviços e nem que ele não poderia se sobrepor a uma decisão de assembleia) e o síndico não foi chamado para a destituição por falta de quórum de 25% de moradores para convocar a assembleia.  Ou seja, a falta de conhecimento e interesse de moradores de condomínios provoca distorções irreparáveis.

"A assembleia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2o do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.' (Código Civil, Art. 1.349, § 2)

Observe-se que “não administrar convenientemente o condomínio” pode incluir, por exemplo, contratar o mesmo serviço por um valor maior ou, se for comprovado, contratar um serviço de prestador de serviço que já tem reprovação dentro do próprio condomínio, até mesmo por má reputação comprovada.

Ressalte-se que qualquer acusação ou alegação deve ter comprovação, sob risco de penalidades civis e criminais.

Pode-se aventar que a troca de administradora é algo de interesse do condomínio e isso deve ser levado a conhecimento da assembleia imediatamente, como diz a lei, motivando o entendimento de que não se está administrando convenientemente o condomínio.

'Compete ao síndico: ... III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio ' (Código Civil, Art. 1.348, Inciso III)

São conhecidos muitos casos em que houve a convocação da assembleia para obter o esclarecimento do síndico sobre a substituição da Administradora. Os motivos não foram aceitos e a assembleia despediu o síndico. Na justiça, o síndico acionou o condomínio e teve a sua demissão cancelada, além de receber indenizações. O motivo é que a chamada para a assembleia que destitui um síndico deve ter esse tema como pauta e a convocação não apresentava este item e nem a eleição do novo síndico.

Em casos mais abusivos, a Administradora estipula como aviso prévio o prazo de 120 dias. Na assinatura do contrato isso já deveria ter sido visto e o prazo reduzido para o suficiente para que ela entregue a última pasta mensal, ou seja, 30 a 60 dias.

O caso mais curioso (e indecente) é o de uma Convenção de um condomínio recém-formado em que a incorporadora submeteu e aprovou na constituição do condomínio que o aviso prévio para substituição da Administradora é de 90 dias. Ou seja, é uma cláusula abusiva, ainda mais sabendo que havia algum interesse da Incorporadora que a Administradora fosse aquela que, supostamente, é sua parceira.

Um costume antigo das Administradoras (e que deve ser combatido) é a exigência de 13º salário. Oras, uma empresa não tem esse benefício e se o condomínio aceita esse tipo de cobrança, isso deve estar explícito no contrato e não cobrada como “surpresa” ao final do ano.

Uma questão que deve ser abolida definitivamente dos condomínios é aceitar que a conta bancária a ser utilizada não seja a do próprio condomínio. Muitas Administradoras preferem adotar o sistema de conta “Pool”. É uma conta da própria Administradora que é movimentada gerencialmente para vários condomínios. Isto causa dois problemas muito graves. O primeiro é que no caso de haver alguma dúvida, a Administradora não irá fornecer o extrato da conta bancária, impossibilitando qualquer auditoria. O segundo, talvez mais absurdo, é que muitas vezes a Administradora recebe o boleto do condômino, mas ocorrem enganos e ela não baixa a cota nos controles do condomínio. Em alguns casos, recebe com multa e baixa pelo valor sem multa, como se tivesse sido pago no vencimento. É um erro comum a ponto de se imaginar que possa ocorrer de forma supostamente proposital.

NÃO ACEITE ADMINISTRADORA QUE TRABALHE COM CONTA BANCÁRIA POOL - O CONDOMÍNIO DEVE TER SUA PRÓPRIA CONTA

Outro erro que deve ser evitado é que o serviço inclua a assistência de um advogado. Imaginando a situação que o condomínio precise acionar a Administradora por algum problema, fica difícil imaginar que o seu advogado irá atuar contra a própria empresa. A OAB tem como norma que nenhuma Administradora pode oferecer os serviços de assistência jurídica para os seus clientes – isso é proibido. Caso a Administradora ofereça este serviço, dispense e peça desconto.

É normal que as Administradoras ofereçam os fornecedores, especialmente de itens de consumo (limpeza, manutenção e outros). O que ocorre é que ao comprar em quantidade, para vários condomínios, elas obtêm descontos que não são repassados para as Notas Fiscais e, assim, o condomínio não recebe benefícios. Se o síndico tiver oportunidade, deveria fazer, nem que seja trimestralmente, a cotação de suas compras regulares. Talvez isso seja dispensável levando em conta que não são valores significativos em condomínios de pequeno porte.

Em muitos casos, a contratação da Administradora tem o objetivo de apenas fazer a gestão de cobrança de cotas, pagamento de contas, gestão de pessoal e produção de relatórios. Se o condomínio já administra bem as cobranças e pagamentos e não tem empregados, restando apenas os relatórios, seria adequado avaliar se há mesmo a necessidade de uma Administradora. E, se tiver empregados, se uma empresa contábil só para fazer as burocracias da área de Pessoal não seria suficiente. Esta opção de gestão conhecida como autogestão é adotada em muitos condomínios que, em vez de pagar a Administradora e ainda isentar o síndico de sua cota, prefere pagar um valor a mais para o síndico executar tudo.

Considerando todas estas questões, segue o protocolo para fazer a pré-qualificação para contratação de uma Administradora sugeridos:

Passo 1 - Determinar qual o valor que será o máximo admissível a ser pago

Deve estar claro para todos que o valor admissível para contratação da Administradora deve estar dentro do orçamento anual já aprovado. Se for necessário um aumento de valor, isso deverá ser apresentado e aprovado em Assembleia chamada para este fim.

Logicamente que a Administradora possui seus critérios e métodos de trabalho e isso inclui a forma de cobrança. Vemos casos em que o valor é calculado com base no número de unidades, por exemplo 8 reais por unidade. Mas, em alguns casos, por terem poucas unidades, há um valor fixado por ser o mínimo.

Uma pesquisa interessante é conversar com outros síndicos e, dessa forma, compartilhar informações sobre valores cobrados, levando em conta a quantidade de unidades e aproveitando para pedir a opinião sobre suas Administradoras atuais.

 Passo 2 - Administradora credenciada

Existem inúmeras empresas que se julgam habilitadas para fazer o serviço de Administradora e é importante saber quais são as "habilitações" que são válidas e as que não são nem mesmo habilitações, são apenas recomendações de algumas associações que não têm nem mesmo capacidade de representar estas empresas perante a Lei.

Conselho Federal de Administração - CFA

A atividade de Administradora é uma atividade profissional regulamentada para Administradores. Portanto, a empresa deve obrigatoriamente estar registrada nesta atividade no Conselho Federal de Administração.

Para compreender melhor vou dar um exemplo: se você estiver com uma dor enorme no músculo da sua perna você vai a um açougueiro ou a um médico? Ambos entendem muito de músculo e carne. Mas, se o seu objetivo é um atendimento correto, irá ao médico.

Da mesma forma, se você contrata uma Administradora que não está comprovando que tem a competência legal para atuar nesta área, causará prejuízo aos seus condôminos.

Para verificar se a Administradora está legalizada para o exercício da profissão e atividade de Administrar condomínio, consulte o CNPJ dela neste link que é para o Estado de São Paulo. Para outros estados consulte o Conselho Regional de Administração do seu Estado. Consulte neste link:

Outras associações e sindicatos

Muitas Administradoras procuram mostrar como certificações a sua filiação com associações e sindicatos.

Por exemplo, ao demonstrar que a Administradora é filiada a algum sindicato ou associação que reúne empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis residenciais ou comerciais, o que está se demonstrando é que pertence a uma organização que defende seus interesses. Isto não é uma certificação de qualidade isenta, já que quem emite é a mesma entidade que cobra para ter afiliados.

Além disso, nenhuma Administradora precisa estar filiada a estes sindicatos e associações, já que a obrigação profissional é na profissão de Administrador.

Do ponto de vista de Compliance e Transparência, é admissível que existe um conflito de interesses quando uma Administradora também atua em corretagem e aluguel de imóveis, já que o condomínio passa a ser administrada por quem interesses e propósitos diferentes do Condomínio.

Outras profissões

Existem muitas profissões que atuam em condomínios incluindo corretores de imóveis, imobiliárias, engenheiros e até advogados, por exemplo. Mas não são profissões que habilitam para o exercício da profissão de Administrador.

Passo 3 - Monte um dossiê das candidatas

Tome o nome e o CNPJ de cada Administradora candidata e faça algumas pesquisas:

Site Reclame Aqui: veja se consta reclamações no site que apresenta o ranking das piores. Algumas atuam em Ribeirão Preto e região.  Confira neste link: https://www.reclameaqui.com.br/categoria/administradoras-de-condominio/

Site CRA: pesquise o nome e o CNPJ da empresa para confirmar que é uma empresa credenciada. Confira neste link: https://cra-sp.implanta.net.br/servicosOnline/Publico/ConsultaInscritos/

Site Receita Federal: Confira se no CNPJ a atividade principal é a Administração de Condomínios. Se alguma outra atividade for de corretagem, imobiliária ou similares considere que pode estar ocorrendo conflito de interesses (leia sobre isso mais adiante neste mesmo artigo). Confira neste link https://solucoes.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp

Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo: Em São Paulo, é possível saber os processos abertos contra uma Administradora no site do ESAJ. Consulta pelo "Nome da parte" colocando o nome inteiro ou parte dele e usando o documento da parte (CNPJ). Deve-se atentar que irá mostrar, também, os processos em que a Administradora move contra terceiros, então nem tudo é negativo. Por outro lado, a existência de processos é uma prova de que a empresa atua faz algum tempo no mercado e é considerado normal que se envolva em processos, embora isso não seja um requisito de validação. Consulte em

Inadimplência da Administradora: verifique se existem dificuldades financeiras na Administradora - se ela está passando por dificuldades, isso pode ser um risco adicional para o Condomínio. Desconfie de preços muito baixos.

Estas são as fontes primárias que conseguimos listar enquanto escrevemos este artigo e agradecemos antecipadamente se nos enviar novas fontes de validação.

Agora, vamos para as fontes que entendemos como secundárias, por virem de pessoas que indiretamente conhecem as Administradoras.

Veja bem, se você me pedir referências do meu trabalho de auditoria em condomínios, lógico que vou passar os síndicos que são amigáveis a mim. Os síndicos que me odeiam (literalmente) são aqueles de condomínios em que fiz um bom trabalho ao colocá-lo em situação difícil na assembleia (nunca irão falar bem de mim) ou que deixaram de ser síndicos (então são opiniões antigas). Com Administradoras o problema é o mesmo. Então, procure conhecer pessoas que atuam na gestão de outros condomínios e troque informações com elas sobre o trabalho atual da Administradora.

O condomínio deveria ter um cadastro permanente com esses contatos e informações em uma pasta chamada "Pré-qualificação de Administradoras" para ser usado sempre que se trocar de Administradoras. Isso é importante, já que é normal que se troque de Administradora a cada mudança de síndico.

Passo 4 - Experiência na atividade e capacidade de absorver mais um condomínio

Recentemente, em uma assembleia, um síndico candidato respondeu à pergunta "você tem uma empresa com CNPJ para administrar condomínios" dizendo que sim. O que ele omitiu é que a sua empresa tinha sido aberta no mesmo dia que a assembleia. Perguntado se ele já tinha sido administrador, respondeu que atuou como gerente por anos, mas omitiu que era em um bar. Ou seja, perguntas mal formuladas deram a impressão que era uma pessoa com experiência em gestão de condomínios. O mesmo pode ocorrer com uma empresa Administradora. Então, certifique-se de saber concretamente se ela possui ou não experiência na atividade.

Verifique em cada candidata, quantos empregados ela tem e quanto desses recursos humanos serão dedicados para o seu condomínio. Em um caso recente, uma nova Administradora iniciou atividades com poucos condomínios e, por causa do ótimo serviço prestado inicialmente ficou conhecida e captou mais condomínios. Mas, não aumentou o número de empregados e, principalmente, não ajustou os processos internos para absorver cargas de serviço cada vez maiores. De um excelente início, vemos uma administradora que hoje é quase sofrível no seu desempenho e isso é visível na forma como os empregados se justificam frequentemente.

Passo 5 - Verifique o suporte

Com o nome de um dos condomínios dados como referência da Administradora, use seu celular e grave uma ligação em que você se faz passar por um morador que estaria com 5 parcelas em atraso e quer saber como resolver o problema. Uma boa administradora irá orientar (seja como for) e uma administradora ruim irá atendê-lo com desprezo ou pior.

Converse com a Administradora para obter mais informações sobre como é o suporte, mas evite contar seu contato anônimo, ela não está te pagando para saber como anda seu atendimento.

 Passo 6 - Verifique se os serviços que você precisa são oferecidos na entrevista

Parece absurdo, mas em muitos condomínios existe a exigência de Livro Caixa na Convenção. Lógico que qualquer organização que movimente valores precisa ter um livro caixa, mas é enorme a frequência com que as Administradoras se recusam a fornecer o Livro Caixa. Então, faça uma lista de todas as exigências que existem na sua Convenção e Regimento Interno, acrescente os relatórios requeridos pela Auditoria de Condomínio e pelo síndico atual. Com base nesta lista, faça uma entrevista para conhecer a Administradora e cheque item por item e, estando tudo acertado, peça que inclua a lista no contrato.

Conflito de interesses no condomínio

Esse é um assunto que envolve um pouco de vivência na vida. Lógico que as pessoas irão querer que um amigo seja contratado, assim como alguns irão atirar pedras na empresa que já está. Isso faz parte da vida.

Mas, o que não se admite é que isso seja feito de forma a beneficiar em prejuízo do condomínio. Temos visto casos em que todos os empregados de um condomínio foram demitidos para dar lugar aos amigos e indicados pela Administradora. Neste mesmo condomínio, há quem diga existir um benefício pelas compras de materiais de consumo sempre na mesma loja. A ideia de fazer cotações de valor pequeno é razoável, mas em compras frequentes, vale a pena investigar. Eu mesmo fiquei bobo (esta semana) de ver que o Pão de Açucar (que sempre achei caro) estava com preço da carne no preço normal no mesmo preço da promoção do Savegnago. Ou seja, estou comprando carne a preço caro porque vou no automático direto no mesmo supermercado. Minha compra é pequena, mas a do condomínio não é.

Conflito de interesses é quando uma pessoa já é comprometida para fazer alguma contratação por ser de alguma forma ligada ao contratado e isso tem relação direta com algum benefício para ela ou algum prejuízo para o condomínio.

Por exemplo, contratar um auditor independente para fazer a auditoria administrativa é importante e isso também vale para as Administradoras.

 

IMPORTANTE: A pasta de prestação de contas mensal é produzida com documentos originais. O síndico é o responsável por preservar estes originais, então, sob hipótese nenhuma as pastas devem sair da sua posse. É comum que ex-síndicos, condôminos e até inquilinos peçam estas pastas físicas. Então, a Administradora deve ser de confiança que não dará acesso físico às pastas. Em vez disso, o sistema dela deve ter a capacidade de gerar um arquivo digital (PDF) com todo o conteúdo da pasta, com os relatórios. Isso é o mínimo desejável, além de dar acesso a tudo por meio de algum site ou aplicativo. Não contrate uma administradora que não consiga realizar isso.

 

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AUDITOR ADMINISTRATIVO DE CONDOMÍNIO

Relatório de Auditoria Administrativa para prestação de contas anual, preventiva ou retroativa.

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