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O que o auditor de condominio precisa sobre as terceirizadas na pasta mensal

Uma exigência normal do auditor de condominio, que é Adminsitrador, é que todas as terceirizadas entreguem mensalmente uma série de documentos que irão comprovar que o condomínio não esteja em risco futuro de obrigações trabalhistas com os empregados destas empresas.

O que é a terceirização de serviços no condomínio

A terceirização de serviços em condomínios é um processo pelo qual o condomínio contrata empresas especializadas para fornecerem serviços específicos em suas dependências, em vez de manter uma equipe própria para realizar essas atividades. Esses serviços podem abranger diversas áreas, tais como limpeza, jardinagem, segurança, manutenção, contabilidade, entre outros.

Vantagens da terceirização

Do ponto de vista do auditor administrativo, além da verificação de valores pagos e, em alguns casos, a verificação sobre o valor cobrado com a média do mercado, é importante a qualidade dos serviços. Ou seja, a relação de custo-benefício é o que mais importa para o auditor para produzir seu relatório de auditoria.

Assim, considerando o custo e o benefício, temos algumas vantagens evidentes:

  1. Especialização: Empresas terceirizadas são especializadas em suas áreas de atuação, o que significa que possuem profissionais treinados e capacitados para realizar os serviços de forma mais eficiente e qualificada.

  2. Redução de custos: A terceirização permite que o condomínio economize com encargos trabalhistas, benefícios, treinamentos e demais despesas relacionadas à manutenção de uma equipe própria.

  3. Flexibilidade: O condomínio pode contratar os serviços terceirizados de acordo com sua necessidade e demanda, podendo ajustar a quantidade de funcionários ou os tipos de serviços prestados conforme a sazonalidade ou mudanças nas demandas.

  4. Foco na gestão: Ao terceirizar serviços, o síndico e a equipe administrativa podem focar na gestão do condomínio e em questões estratégicas, deixando as atividades operacionais a cargo das empresas contratadas.

  5. Responsabilidade da empresa contratada: A empresa terceirizada assume a responsabilidade pela execução dos serviços e eventuais problemas que possam surgir, o que traz mais segurança e tranquilidade para o condomínio.

  6. Profissionalismo: Empresas terceirizadas costumam seguir padrões profissionais e de qualidade em seus serviços, garantindo maior eficiência e padronização nas atividades.

  7. Acesso a tecnologia e recursos: Empresas terceirizadas geralmente possuem equipamentos e tecnologias avançadas para realizar os serviços, o que pode melhorar a qualidade e eficiência dos resultados.

  8. Cobertura de férias e afastamentos: A terceirização permite que o condomínio tenha uma equipe substituta disponível para cobrir férias, licenças e afastamentos dos funcionários, evitando a interrupção dos serviços.

  9. Menor burocracia: A contratação de serviços terceirizados geralmente envolve menos burocracia e procedimentos trabalhistas, facilitando o processo de contratação e dispensa de funcionários.

  10. Melhoria na imagem do condomínio: Serviços terceirizados de qualidade podem contribuir para uma melhor imagem e valorização do condomínio, tornando-o mais atrativo para moradores e futuros compradores.

Desvantagens da terceirização

Ao longo de décadas observei que os empregados das terceirizadas tornam-se pessoas do ecossistema de pessoas do condomínio. Em alguns casos, conheci empregados de terceirizadas que já estavam quase 10 anos no mesmo condomínio. Essa relação humana de conhecer os moradores até mesmo pelo nome é muito importante não apenas por melhorar o relacionamento e clima entre as pessoas, mas é um dos fatores de segurança já que ele conhece quem é morador e sabe identificar pessoas estranhas.

Entretanto, como não há de deixar de citar, há desvantagens:

  1. Perda de controle: Ao terceirizar serviços, o condomínio pode perder parte do controle sobre as atividades realizadas, uma vez que a empresa contratada assume a execução dos serviços. Isso pode gerar certa dependência em relação ao desempenho e comprometimento da empresa terceirizada.

  2. Baixa qualidade dos serviços: Nem todas as empresas terceirizadas são igualmente eficientes e qualificadas. Caso o condomínio opte por uma empresa de baixa qualidade, os serviços prestados podem ser insatisfatórios, afetando a qualidade de vida dos moradores.

  3. Problemas com a gestão da empresa terceirizada: O condomínio precisa confiar na gestão e administração da empresa terceirizada. Caso a empresa enfrente problemas financeiros, mudanças na administração ou questões operacionais, os serviços prestados podem ser prejudicados.

  4. Custos adicionais e aumento de preços: O valor dos serviços terceirizados pode sofrer reajustes ao longo do tempo, o que pode resultar em aumento de custos para o condomínio.

  5. Desafios na comunicação: A comunicação entre a administração do condomínio e a empresa terceirizada nem sempre é tão ágil e eficiente como seria em uma equipe interna, o que pode levar a mal-entendidos e problemas na execução das atividades.

  6. Rotatividade de funcionários: Algumas empresas terceirizadas podem ter alta rotatividade de funcionários, o que pode levar à falta de continuidade e estabilidade nos serviços prestados.

  7. Responsabilidade trabalhista: Embora a empresa terceirizada seja responsável pelos funcionários contratados, o condomínio pode ser solidário em casos de problemas trabalhistas, como processos judiciais ou reclamações trabalhistas.

  8. Cultura organizacional: A empresa terceirizada pode ter uma cultura organizacional diferente da do condomínio, o que pode levar a conflitos e dificuldades de integração entre a equipe terceirizada e os demais funcionários do condomínio.

  9. Exclusividade de serviços: Algumas empresas terceirizadas podem ter contratos exclusivos com fornecedores, o que pode limitar a liberdade de escolha do condomínio em relação a determinados produtos e serviços.

  10. Complexidade na gestão de contratos: A terceirização pode envolver uma série de contratos e acordos, o que pode demandar maior complexidade na gestão desses documentos e na negociação de prazos e condições.

O que o auditor de condominio precisa saber

O processo de auditoria segue uma estrutura que se baseia nas funções da Administração, verificando o planejamento, controle, organização e direção. Isto se aplica, também, para a atuação das terceirizadas dentro do condomínio e a compreensão é que o responsável por tudo o que a terceirizada faz é da responsabilidade única do síndico.

Um auditor de condominio que é Administrador, diferente de auditores de outras profissões, tem a visão sistêmica do condomínio como parte da sua profissão - isso não foi aprendido na prática, é algo que vem da sua formação.

Parte1: Planejamento das terceirizadas no condomínio

Para avaliar o planejamento do condomínio em relação aos terceirizados, o auditor |verifica se o síndico tem um plano claro e estruturado para a contratação e gestão dos serviços terceirizados.

O mais comum que encontramos ao longo de décadas de auditoria é que os condomínios contrataram o serviço olhando superficialmente a sua necessidade - ou seja, não houve um planejamento completo para a contratação.

A consequência disso é que a cada mudança de síndico, não há parâmetros para que este saiba se o serviço executado pela terceirizada é adequado ou não para as necessidades. E, por conta disso, pode decidir trocar a terceirizada baseando-se unicamente na sua percepção.

Então, para cada terceirizada deve existir um Projeto de Terceirização. Este é o estudo apresentado pelo síndico anterior ou atual para aprovação na assembleia e que serve como base para todo o processo: contratação, manutenção e avaliação. E, com base neste documento, é que se poderá avaliar a substituição ou encerramento da terceirzação. De outra forma, a impressão que se tem é que foi feito de forma interfemural (nas cochas).

Este plano de terceirização deve conter:

  1. Identificação das necessidades: O síndico deve ter uma visão clara das necessidades do condomínio em termos de serviços terceirizados, como limpeza, segurança, manutenção, entre outros. O auditor analisará se o síndico fez uma análise criteriosa das demandas do condomínio e se os serviços terceirizados foram contratados para atender a essas necessidades específicas.

  2. Especificações dos serviços: O auditor verificará se os serviços terceirizados foram contratados com base em especificações claras e bem definidas. Isso inclui detalhes sobre as tarefas a serem realizadas, a frequência dos serviços, a qualidade esperada, entre outros aspectos relevantes para cada tipo de serviço contratado.

  3. Processo de seleção: O auditor avaliará se o síndico adotou um processo de seleção adequado para a contratação dos terceirizados. Isso pode incluir a realização de cotações, análise de propostas, entrevistas com fornecedores, entre outros critérios para garantir a escolha dos melhores prestadores de serviço para atender às necessidades do condomínio.

  4. Contratos e acordos: O auditor analisará os contratos e acordos firmados com os terceirizados para garantir que todas as cláusulas e condições estejam claras e em conformidade com as leis e regulamentos vigentes. Isso inclui questões como prazos, formas de pagamento, obrigações e responsabilidades das partes envolvidas.

  5. Monitoramento e avaliação: O auditor verificará se o síndico tem implementado mecanismos de monitoramento e avaliação dos serviços terceirizados. Isso pode incluir a realização de visitas periódicas para verificar a qualidade dos serviços prestados, a verificação de indicadores de desempenho, entre outras medidas para assegurar que os terceirizados estão cumprindo adequadamente com suas obrigações.

  6. Controle de custos: O auditor também avaliará o controle de custos relacionados aos serviços terceirizados. Isso inclui verificar se os valores contratados estão em linha com o mercado, se não há desperdícios ou gastos desnecessários, e se o condomínio está obtendo um bom custo-benefício com os serviços prestados.

Não existindo este Projeto de Terceirização, o auditor limita-se a avaliar apenas o básico sobre as terceirizadas: percepção de atendimento pelos moradores e cumprimento das obrigações legais. Ou seja, não se consegue fazer uma avaliação plena.

Parte 2: Controle das terceirizadas no condomínio

Então, no nível básico de auditoria são solicitados vários documentos. Para facilitar a identificação dos documentos listados acima, mostramos em seguida o cabeçalho destes documentos - afinal, nenhum síndico tem que saber identificar estes documentos que não são do conhecimento comum, mas pode usar os cabeçalhos para identificar cada um deles. As tarjas pretas foram colocadas para não individualizar o nosso exemplo e as tarjas vermelhas servem para facilitar a identificação para pessoas que ainda não reconhecem os documentos:


1)Comprovantes de pagamento dos empregados da terceirizada que atuam no condomínio (depósito bancário ou equivalente)

É o documento bancário de depósito, que é fornecido pelo banco quando ocorre a efetivação do pagamento. Cada banco fornece isso de maneiras diferentes, mas deve constar claramente a identificação do empregado e o valor deve corresponder exatamente ao que consta no hollerith. Não acrescentamos imagem porque neste caso não faz sentido e é um documento de conhecimento público. Observe que o pagamento deve ser feito na conta do empregado e não na conta de terceiros (pai, mãe, primo, vizinho) - como já vimos uma ocasião. Não é aceito apenas a indicação em extrato que o pagamento foi realizado, é necessário ter o comprovante individual para cada empregado da empresa terceirizada.


2) Holleriths de cada empregado com detalhamento das verbas trabalhistas e especialmente demonstrando os descontos da Folha de Pagamentos

Embora não exista um padrão único para hollerith, esse demonstrativo deve ter a aparência mostrada a seguir, contendo exatamente as mesmas informações (são obrigatórias):


auditor de condominio hollerith

3) CDP, GRF


auditor de condominio GFIP

4) FGTS (Protocolo SEFIP)

Este protocolo abaixo deve ser acompanhado da Guia de Recolhimento (mostrada adiante) e do Comprovante bancário de pagamento, no mesmo valor da linha onde se lê "TOTAL A RECOLHER". O recebimento apenas desta guia não é suficiente para que o Auditor considere esta obrigação como cumprida.

auditor de condominio sefip


5) Guia INSS

Esta é uma das guias mais importantes para o Auditor de condominio porque detalha todos valores relevantes para sua análise. Não pode faltar.


auditor de condominio inss

6) Protocolo de transmissão

A transmissão feita pelo responsável gera um protocolo. Sem este documento, não há segurança para que o Auditor de condominio sugira a aprovação das contas.


auditor de condominio protocolo

7) Guia FGTS e comprovante bancário do pagamento

Para o pagamento é necessária a geração da guia seguinte, que deve ser incluída na pasta de prestação de contas.

auditor de condominio fgts


8) Certidão Negativa FGTS

Pergunta-se muito porque nós solicitamos as certidões negativas mensalmente. O motivo é que na auditoria preventiva, isso é o ponto de alerta para saber se a terceirizada está passando por problemas. Quando se trata de uma auditoria realizada anualmente, o fornecimento da guia ao final do ano ou início do período seguinte não ajuda para que o auditor possa verificar concretamente a saúde trabalhista da terceirizada embora sirva para comprovar a situação ao final do período apenas.


auditor de condominio negativa


9) Certidão Negativa INSS

auditor de condominio negativa

10) Comprovantes sindicais

Em cada município há um sindicato diferente e isto deve ser conferido por profissionais que atuam nesta área (administradoras de condomínio, contador especializado em condomínio). O recolhimento em outro sindicato que não seja o regular do município poderá acarretar a cobrança futura para o sindicato correto, com multas, juros e, eventualmente, custas de advogado do sindicato. Vale a pena acompanhar isto com muita atenção.

Até a data deste artigo não havia o Imposto Sindical mas há grande chance de que com o retorno do Governo Democrático este imposto retorne com notícias não confirmadas de que corresponderá a 2 dias de salário dos empregados por ano - em vez de 1 dia que era anteriormente - mas ainda não há confirmação e trata-se de mera suposição. O síndico deve ficar atento para que o pagamento dos dias descontados dos empregados seja feito até a data do vencimento para o sindicato correto.

Caso específico: comprovantes sindicais em Ribeirão Preto

Embora atuemos em vários municípios, precisamos apresentar pelo menos um caso para a compreensão dos documentos sindicais que devem existir no seu condomínio. Tomamos como exemplo, por conveniência, o município de Ribeirão Preto em que o sindicato para os trabalhadores em Condomínios refere-se ao Sindicato dos Empregados em Condomínios e Edifícios de Ribeirão Preto - SECERP. A sua base territorial é definida e pode ser acessada neste link. Na data em que escrevemos este artigo (julho de 2023), a base territorial não estava disponível no site, mas isto pode ser facilmente obtida através da página de contato como sindicato pedindo o envio para seu e-mail.

Regularmente é produzida uma Convenção do sindicato e, nela, são definidas as obrigações com o sindicato. É um documento público e deve ser salvo em uma pasta específica do condomínio, juntamente com o Livro de Empregados para que havendo a necessidade, esteja disponível para o advogado do condomínio acessar. Normalmente, os sindicatos retiram do site as Convenções anteriores. Veja a convenção atual de Ribeirão Preto neste link. Por motivo não compreendido, na data deste artigo, julho de 2023, consta apenas a Convenção de 2016 e nenhuma posterior - sugerimos solicitar ao Sindicato uma cópia da convenção atual.

Como não tivemos acesso a Convenção em vigor até o momento, utilizamos os Condomínios da cidade de Ribeirão Preto que cumprem totalmente com suas obrigações para listar o que vem sendo cumprido. Continuamos aguardando o recebimento da Convenção - o pedido já foi realizado, mas por motivo de força maior não recebemos resposta ainda.

  • Contribuição para o Instituto Bensocial

Não temos informações sobre como é realizada esta cobrança e entendemos que trata-se de uma cobrança sobre o número de vidas (empregados).

  • Contribuição para o Sindicato

Não temos informações sobre como é realizada esta cobrança e entendemos que trata-se de uma cobrança sobre o número de vidas (empregados).

  • Relação de empregados com CPF entregue para a Associação Vidas Reais

Pago a esta associação com sede em Alphaville, na Grande São Paulo


Não fornecemos as imagens destes documentos porque poderiam individualizar o exemplo, indicando o condomínio.


Parte 3: Organização


Esta dimensão da auditoria visa avaliar como o condomínio está organizado no que se refere ao uso de serviços de terceirizadas.

  • Contato direto com a empresa

Normalmente, estes contratos são de longo prazo (anuais com renovação automática) e uma questão fundamental é que exista um registro do contato com a empresa. Isto pode ser útil no caso, por exemplo, de um acidente com o empregado.

Em outro artigo comentamos sobre a necessidade do Condomínio possuir seguro e, embora possa ser discutível, em tese, eventualmente, os empregados terceirizados poderão ser beneficiários deste seguro, que deve cobrir quaisquer danos contra terceiros.

O auditor precisa, pelo menos, da imagem de onde está localizado este contato - sugere-se que esteja afixada em um quadro de avisos na portaria.

  • Plantões

É normal que os empregados se revezem em dias e horários fixos durante a semana. Até algum tempo atrás, era obrigatório que existisse de forma visível, na portaria dos condomínios, o quadro de horários dos empregados, incluindo indicação das folgas.

O Auditor precisa que este quadro exista não por ser uma obrigação, mas para que a Organização do condomínio transpareça para todos os moradores e empregados, mostrando que existe uma estrutura forte e compreensível.

  • Pasta de acompanhamento da Terceirizada

Esta pasta é de uso administrativo e deve incluir o Projeto de Terceirização, a proposta comercial de todos os candidatos, a ata de aprovação da terceirizada selecionada, cópia de todas correspondências ocorridas e acordos (mesmo que verbais devem ser anotados) e tudo o mais que se refira ao relacionamento entre o Condomínio e ela - sendo sempre vistada com a indicação do síndico que realizou.

Parte 4 - Direção

Esta é a parte onde notamos a maior dificuldade dos síndicos iniciantes. Normalmente o morador não tem noção de que o terceirizado não trabalha de acordo com o que a Empresa determina e o síndico aceita como é - porque é assim.

A empresa foi contratada para fazer o que o síndico apresenta com base no Plano de Terceirização, ou seja, a empresa deve fazer da forma que o síndico transmite e não como ela acha que deve ser. Obviamente, que as sugestões da Terceirizadas podem ser avaliadas e, até mesmo, corrigir o Plano de Terceirização.

Em caso recente, um dos porteiros recebia uma verba adicional por acúmulo de função - ele era, também, o responsável por fazer a ronda durante o horário de almoço do vigia que percorre o perímetro de motocicleta. Este é um caso irregular? Depende do que o condomínio decidir, mas isso tem que estar anotado na Pasta da Terceirizada. Nosso ponto de vista como auditor não é relevante, mas se não houver esta indicação em nenhum lugar, o auditor irá apontar um problema aí - ou seja, acúmulo de função sem a direção do síndico.

Em outra situação, me surpreendeu encontrar o síndico com alguns moradores fazendo a jardinagem do condomínio. Veja que interessante: do ponto de vista social, é uma excelente ideia pois promove a integração entre moradores e, até, economiza algum dinheiro para o condomínio. Mas, do ponto de vista legal, se não há nenhum documento sobre o trabalho voluntário de moradores com a finalidade paisagística, qualquer daqueles moradores poderia requerer algum benefício trabalhista? Na dúvida, porque fazer sem documentação nenhuma e com aprovação do voluntariado na Assembleia?

Na prática (neste condomínio) estranhei que as mudas (muitas dezenas de plantas médias) foram plantadas pelos moradores em muitos andares sendo que o condomínio já pagava por este serviço um valor relativamente alto (acima do normal no mercado).

 

Enfim, o auditor precisa todos estes documentos e sabemos que a maioria dos condomínios não possui tudo. Mas, faça seu melhor e vá acertando aos poucos - use o seu tempo de mandato conscientemente - faça um plano com 1 implantação mensal: é melhor um pouco por vez do que não fazer nada, não é?

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AUDITOR ADMINISTRATIVO DE CONDOMÍNIO

Relatório de Auditoria Administrativa para prestação de contas anual, preventiva ou retroativa.

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